Institutssekretär/in (m/w/D) (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Job Description

 
Für das Institut für Softwaretechnik und Programmiersprachen und das Institut für Verteilte Systeme suchen wir eine/n

Institutssekretär/in (m/w/d)

 

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder

einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.

Ihr Profil:

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Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (oder vergleichbare Ausbildung)

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Teamfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten, eigenverantwortliche und selbstständige Arbeitsweise, Sorgfalt und strukturierte Arbeitsweise, sowie

hohe Motivation

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Computeraffinität sowie Fähigkeit und Interesse sich in neue Anwendungen einzuarbeiten

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Sehr guter Umgang mit gängigen Anwendungsprogrammen (z.B. Word, Excel, Powerpoint, Adobe Acrobat)

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Sehr gute Internetkompetenz (E-Mail, Informationsbeschaffung)

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Kenntnisse des Web-basierten Content Managementsystems Typo3 wären von Vorteil

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Gute Ausdrucksfähigkeit – schriftlich und mündlich - in deutscher und englischer Sprache

Ihre Aufgaben:

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Verwaltungsaufgaben im Finanzbereich, z.B. Prüfung, Planung und Abstimmung der Institutsfinanzen inkl. Drittmittelprojekte, Personalkostenplanung, Rechnungswesen

und interne Buchhaltung

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Verwaltungsaufgaben im Personalwesen, z.B. Unterstützung bei Ausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Organisation von Dienstreisen

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Verwaltungsaufgaben im Bereich Studium, z.B. Verwaltung und Koordination von Prüfungsterminen, Klausuren, Vorlesungs- und Seminarterminen, Erstellung von

Bescheinigungen

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Allgemeine Verwaltungsaufgaben

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Organisatorische Betreuung von Gastwissenschaftler/-innen oder Studierenden aus dem Ausland

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Organisatorische Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Treffen

Wir bieten:

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Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und interessante Tätigkeit

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Sehr gutes Teamklima

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Sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Die Universität Ulm und was wir bieten:

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Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!


Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber: 
Grundkenntnisse: Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Notizprogramm OneNote (MS Office), Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung
Erweiterte Kenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Verwaltungsrecht, Personalwesen, Kundenberatung, -betreuung
Expertenkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten