Dokumentenmanager (m/w/d) AC-Projekte (Projektassistent/in)

Verstärken Sie unsere Hochschule – ab sofort, in Teilzeit (mit 50 %) und befristet bis zum 31.12.2028 als

Projektassistent*in für das Projekt "Förderung internationaler Talente zur Integration in Studium und Arbeitsmarkt"

Dezernat: Studium und Internationales
(Entgeltgruppe: 10 TV-L)

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

- Planung, Durchführung und Überwachung der Projektaktivitäten
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Projektunterlagen
- Bearbeitung des Teilnehmendenmanagements
- Projektkommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie Ansprechperson für deutsche Schulen im Ausland
- Koordination der Vertragsabschlüsse mit den potenziellen Referierenden
- Unterstützung der Projektkoordination

Ihre Qualifikationen und Kompetenzen

- abgeschlossenes Studium mit betriebswirtschaftlichen Schwerpunkt
- Nachgewiesene Englischkenntnis auf dem C1 Niveau des europäischen Referenzrahmens
- Erfahrung in der Projektarbeit, idealerweise in einer unterstützenden Rolle
- Kommunikationsstärke und Organisationstalent
- vorausgesetzt wird eine ausgeprägte Teamfähigkeit und die Bereitschaft, aktiv zur Zusammenarbeit und zum gemeinsamen Erfolg beizutragen
- sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen und Projektmanagementtools

- Wir freuen uns auf eine auf­ge­schlossene, wiss­be­gierige und engagierte Per­sön­lich­keit mit einem Ge­spür für das Wesent­liche und einem Blick über den Teller­rand.

Wir als Arbeitgeberin …

- bieten – einen attraktiven Arbeitsplatz mit vielseitigen Aufgaben und den Vorteilen des öffentlichen Dienstes, insbesondere die Beschäftigung im Rahmen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
- fördern – die fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch ein umfangreiches internes und externes Fort- und Weiterbildungsangebot.
- fokussieren – Familie und Gesundheit durch flexible Arbeits-/Teilzeitmodelle, mobiles Arbeiten sowie die Angebote des Familienservice und des Gesundheitsmanagements.
- gewährleisten – ein modernes Hochschulumfeld geprägt von einzigartigen Standortvorteilen und einer guten Verkehrsanbindung inmitten der pulsierenden Ruhrmetropole Dortmund.

Die Bewerbungen geeigneter Menschen mit Schwerbehinderung und Menschen mit Behinderung, die diesen gleichgestellt sind, im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht. Außerdem streben wir eine Erhöhung des Frauen­anteils an und begrüßen da­her Be­werbungen von Kandidatinnen ganz besonders. Der Arbeits­platz ist grund­sätzlich auch für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet.

Lust auf Neues? Das trifft sich gut! Komm zu uns, wir freuen uns auf Dich!
Unser Kunde in Dortmund braucht Verstärkung, daher suchen wir ab sofort:
Dokumentenmanager (m/w/d) AC-Projekte

Was Du von uns erwarten kannst:

- Tariflohn EG 5-7 zzgl. übertariflicher Zulage je nach Qualifikation und Berufserfahrung
- 38 Std. Woche
- 30 Tage Urlaub
- Tarifvertrag GVP (vormals BAP)
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Betriebliche Altersvorsorge
- Langfristiger Einsatz
- Übernahmeoption

Zu den geforderten Aufgaben zählen im Einzelnen:

- Verwaltung und Pflege von Projektdokumentationen für Höchstspannungskabelprojekte
- Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsstandards und -richtlinien
- Koordination und Nachverfolgung von Dokumentenfreigabe- und Genehmigungsprozessen
- Unterstützung bei der Terminplanung, sowie Prüfung der Auswirkungen von Terminverschiebungen
- Überwachung, Weiterentwicklung und Aktualisierung der Dokumentenablagen
- Erstellung und Auswertung von Aufgabenlisten und Besprechungsprotokollen, sowie Nachverfolgung von Arbeitspaketen
- Teilnahme und Nachbereitung von Regelterminen des Auftraggebers mit den AN sowie von Auftraggeber internen Fachgesprächen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Berichten und Präsentationen
- Sicherstellung der Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten für relevante Stakeholder

Was wir erwarten:

- Berufserfahrung im Bereich MS Sharepoint oder Dokumentenmanagementsystemen
- Sicherer Umgang mit den MS Office Anwendungen einschließlich Sharepoint und MS Teams
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Starke Analytische Fähigkeiten sowie eine schnelle Auffassungsgabe
- Selbständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Durchsetzungsvermögen
- Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit
- Hohes Maß an Teamfähigkeit, Organisationsvermögen, Eigeninitiativen
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit

Haben wir Dein Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen, unter Angaben der Referenznummer, Gehaltswunsch und des frühestmöglichen Eintrittstermins.

Ihre Aufgaben

- Administrative Unterstützung des Bereiches bei der Terminverwaltung/-koordination und der Organisation von internen/externen Meetings, Reisen, Konferenz-Calls, Workshops und Veranstaltungen (Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationsmedien, Schulungen, Protokolle & deren Nachverfolgung, aber auch Buchung der Räumlichkeiten, Verpflegung, Terminmanagement, Gästeempfang und -betreuung, etc.)
- Unterstützung bei der Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten, Konzepten, Protokollen und Präsentationsunterlagen im Tagesgeschäft
- Betreuung und Steuerung der internationalen Korrespondenz
- Aktive Mitarbeit bei der Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Analysen für die zugehörigen Bereiche
- Sie sind Ansprechpartner/in innerhalb der Abteilung für die allgemeine Büroorganisation und verantworten die Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen inkl. VISA-Beschaffung
- Erledigung allgemeiner Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten, u.a. Stundenbuchungen, Monatsabschlüsse, das Budgetmanagement und die Kontrolle, inkl. Prüfung von Rechnungen und deren Buchung, Materialbeschaffung und -verwaltung, etc.

Ihr Profil

- Mehrjähriger Berufserfahrung basierend auf einer abgeschlossenen kaufmännischen oder vergleichbaren Ausbildung
- Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift
- profunde Kenntnisse im Umgang mit MS-Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
- SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
- Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in vergleichbarer Position im internationalen Konzernumfeld
- Sie überzeugen durch eine organisierte, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation und Engagement.
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Sie zeichnen sich durch Ihr freundliches, sicheres und zuvorkommendes Auftreten sowie durch Ihre ausgeprägten Kommunikations-, Abstimmungs- und Teamfähigkeiten aus.
- Auch in stressigen Situationen bewahren Sie stets einen kühlen Kopf.

Berufliche Karrieren verlaufen nicht immer perfekt oder geradlinig.
Deshalb bewerben Sie sich jetzt, auch wenn Sie nicht alle genannten Anforderungen erfüllen!

Das bieten wir Ihnen

- Einen generell unbefristeten Anstellungsvertrag bei einem mehrfach ausgezeichneten Arbeitgeber (Kununu Top Company 2025, Focus Top nationaler Arbeitgeber 2024, etc.)
- Übertarifliche Vergütung mit attraktiven Zuschlägen
- Durchgehende persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner
- Steigendes Urlaubs- und Weihnachtsgeld innerhalb der ersten 4 Jahre
- Prämienzahlung „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ von bis zu 1.000 EUR
- Betriebliche Altersvorsorge
- Möglichkeit auf Home-Office in Absprache mit unseren Kunden
- Flexible Arbeitszeiten durch ein persönliches Gleitzeitkonto
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- Option auf Übernahme durch unseren Kunden

Das klingt nach einer spannenden Aufgabe für Sie?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihrem möglichen Eintrittstermin per E-Mail, postalisch oder direkt über unser Karriereportal zu.

Weitere Informationen über uns erhalten Sie unter www.tintschl.de oder kostenfrei unter 0800 898 898 0.

Das ist Tintschl

Die Tintschl Gruppe mit Hauptsitz in Erlangen steht seit 1997 für Premiumdienstleistungskompetenz in den Bereichen Personal, Engineering und IT. Unsere Mitarbeiter sind auf die Umsetzung von technisch und organisatorisch anspruchsvollen Projekte für unsere bundesweit ansässigen Kunden spezialisiert. Finden Sie den perfekten Job bei uns und bewerben Sie sich.

Wir freuen uns, Sie willkommen zu heißen.

Wir suchen im Auftrag eines renommierten Übertragungsnetzbetreibers am Standort Dortmund in Vollzeit.

Ihre Benefits

- Sichern Sie sich ein attraktives Gehalt, das Ihre Kompetenzen und Ihren Einsatz würdigt in Vollzeit auf Basis einer 37-Stunden-Woche
- Steigen Sie ein in ein renommiertes Energieunternehmen und nehmen Ihre Karriereentwicklung in die eigene Hand
- Mit einem Budget fürs Homeoffice-Equipment stellen wir sicher, dass Sie gut aufgestellt sind
- Wenn Sie gerne einkaufen, dann sind Sie bei uns richtig: Entdecken Sie die Shoppingdiscounts bei ausgewählten Partnern auf unserem Unternehmensportal
- Freuen Sie sich auf übertariflichen Urlaub, der Ihrem Wohlbefinden zugutekommen
- Nutzen Sie vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten, um Ihre Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern

Ihr Einsatz

- Verwaltung und Pflege der Projektdokumentationen für Höchstspannungskabelprojekte
- Gewährleistung der Einhaltung von Dokumentationsstandards sowie der Verfügbarkeit und Zugänglichkeit wichtiger Dokumente für alle Stakeholder
- Koordination sowie Nachverfolgung des Freigabe- und Genehmigungsprozesses für Dokumente
- Terminplanung, Prüfung der Auswirkungen von Terminverschiebungen und Teilnahme und Nachbereitung von Regelterminen
- Erstellung und Auswertung von Aufgabenlisten und Protokollen, Nachverfolgung von Arbeitspaketen, Vorbereitung von Berichten und Präsentationen
- Überwachung und Aktualisierung der Dokumentenablagen zur Förderung der Effizienz und Effektivität

Ihr Profil

- Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder Weiterbildung mit Berufserfahrungen im Dokumentenmanagement
- Kenntnisse mit Dokumentenmanagementsystemen bringen Sie bereits mit
- Sicherer Umgang mit MS Office inkl. Sharepoint und Teams
- Sie besitzen fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse
- Teamfähigkeit, Organisationsvermögen, Eigeninitiative sowie Gute Kommunikationsfähigkeiten

Menschen und Technologien zu verbinden, den Perfect Match für unsere Kunden zu gestalten, immer die richtigen Expert:innen für die jeweilige Herausforderung zu finden - das ist unser Anspruch bei FERCHAU und dafür suchen wir dich: als Expert:in für unseren Kunden. Wir realisieren spannende Projekte für namhafte Kunden in allen Technologiebereichen und für alle Branchen und überzeugen täglich mit fundierter Expertise und fachlichem Know-how.

Projektassistent (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Das ist zukünftig dein Job

- Erfassen und Verarbeiten von Informationen nach Vorlage (Statistik, Diagramme, Präsentationen,)
- Erledigung von Schreibarbeiten (Korrespondenz, Berichte, Protokolle,)
- Bearbeiten/Verteilen Eingangs- Ausgangspost
- Mitarbeit bei interner und externer Berichterstattung
- Telefongespräche annehmen, weiterleiten, beantworten
- Organisation von Kongressen, Messen, Symposien
- Organisieren und Abrechnen von Reisen inkl. Visa-Angelegenheiten

Das erwartet dich bei uns

- Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Mehr als der BAP, wir bieten Sonderurlaub, Kindergartenzuschuss, Jubiläumszuwendungen uvm.

Ihre Qualifikationen:

Das bringst du mit

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss
- Berufserfahrung als Assistenz oder im Sekretariat erforderlich
- Erfahrung mit SAP und MS-Office
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Unser Team lebt von Vielfalt, von Expert:innen, die ihre unterschiedlichen Stärken für die gemeinsamen Ziele einbringen möchten. Bewirb dich! Entweder online oder per E-Mail unter der Kennziffer VA89-58738-DO bei Frau Andrea Stutthoff. Das nächste Level wartet auf dich!

Menschen und Technologien zu verbinden, den Perfect Match für unsere Kunden zu gestalten, immer die richtigen Expert:innen für die jeweilige Herausforderung zu finden - das ist unser Anspruch bei FERCHAU und dafür suchen wir dich: als ambitionierte:r Kolleg:in, der:die wie wir Technologien auf die nächste Stufe bringen möchte. Wir realisieren spannende Projekte für namhafte Kunden in allen Technologiebereichen und für alle Branchen und überzeugen täglich mit fundierter Expertise und fachlichem Know-how.

Projektassistent (m/w/d) PMO

Ihre Aufgaben:

Diese Herausforderungen übernimmst du

- Unterstützung der Großprojektleiter:in im Tagesgeschäft
- Meilensteinpflege und Terminkoordination
- Nachverfolgung von Offenen-Punkte-Listen sowie Terminverfolgung
- Erstellung von Auswertungen und Präsentationen
- Anlage von Qualitätsmeldungen in SAP

Das erwartet dich bei uns

- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Mehr als der BAP, wir bieten Sonderurlaub, Kindergartenzuschuss, Jubiläumszuwendungen uvm.
- Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Ihre Qualifikationen:

Das bringst du mit

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnlicher Schwerpunkt oder abgeschlossenes Studium
- Gutes technisches Grundverständnis
- Gute MS Office-Kenntnisse sowie SAP-Kenntnisse von Vorteil
- Berufserfahrung in Assistenzpositionen wünschenswert
- Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot ist wie für dich gemacht? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung - gern online oder per E-Mail unter der Kennziffer VA42-01080-DO bei Frau Andrea Stutthoff. Wir matchen: dein Potenzial und unsere Möglichkeiten. Challenge accepted? Starten wir gemeinsam das nächste Level und entwickeln die Zukunft!

Menschen und Technologien zu verbinden, den Perfect Match für unsere Kunden zu gestalten, immer die richtigen Expert:innen für die jeweilige Herausforderung zu finden - das ist unser Anspruch bei FERCHAU und dafür suchen wir dich: als Expert:in für unseren Kunden. Wir realisieren spannende Projekte für namhafte Kunden in allen Technologiebereichen und für alle Branchen und überzeugen täglich mit fundierter Expertise und fachlichem Know-how.

Projektassistent (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Das ist zukünftig dein Job

- Erfassen und Verarbeiten von Informationen nach Vorlage (Statistik, Diagramme, Präsentationen,)
- Erledigung von Schreibarbeiten (Korrespondenz, Berichte, Protokolle,)
- Bearbeiten/Verteilen Eingangs- Ausgangspost
- Mitarbeit bei interner und externer Berichterstattung
- Telefongespräche annehmen, weiterleiten, beantworten
- Organisation von Kongressen, Messen, Symposien
- Organisieren und Abrechnen von Reisen inkl. Visa-Angelegenheiten

Das erwartet dich bei uns

- Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Mehr als der BAP, wir bieten Sonderurlaub, Kindergartenzuschuss, Jubiläumszuwendungen uvm.

Ihre Qualifikationen:

Das bringst du mit

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss
- Berufserfahrung als Assistenz oder im Sekretariat erforderlich
- Erfahrung mit SAP und MS-Office
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Unser Team lebt von Vielfalt, von Expert:innen, die ihre unterschiedlichen Stärken für die gemeinsamen Ziele einbringen möchten. Bewirb dich! Entweder online oder per E-Mail unter der Kennziffer VA89-58738-DO bei Frau Andrea Stutthoff. Das nächste Level wartet auf dich!

Projektassistenz oder Assistenz im technischen Umfeld (m/w/d)

Dortmund - Vollzeit - ab sofort

Im Auftrag unseres Kunden suchen wir ab sofort: Projektassistenz oder Assistenz im technischen Umfeld (m/w/d) in Dortmund

endigo bietet engineering. So einfach, und doch komplex. Wir stehen für Erfindungsreichtum, Know-how und Kreativität. Gemeinsam lassen wir anspruchsvolle Projekte Wirklichkeit werden. Mithilfe neuester Tools, Technologien und Strategien, unterstützen wir Unternehmen bei Ihren Vorhaben. Egal, ob wir vorhandene Ideen ausarbeiten, oder vollständig neue Lösungen entwickeln – wir denken immer auch “außerhalb der Box”.
Die kollegiale Zusammenarbeit und das perfekte Ergebnis stehen im Vordergrund. Lassen Sie uns gemeinsam neue Herausforderungen angehen und zu erfolgreichen Ergebnissen führen.
In Dortmund suchen wir Sie als Projektassistenz oder Assistenz im technischen Umfeld (m/w/d).

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

als Projektassistenz oder Assistenz im technischen Umfeld (m/w/d):

- Unterstützung der Team- und Projektleitung
- Mitarbeit im Kosten Controlling & Termin Controlling inkl. der Erstellung von Statusberichten
- Vor- und Nachbereitung von externen sowie internen Terminen und Besprechungen
- Administration, Projektablage und Erstellung von Präsentationen
- Datenmanagement & Dokumentenmanagement

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft Office Anwendungen
- Bereitschaft zum Erlernen der eingesetzten Software-Tools
- Professionelles und freundliches Auftreten, Organisations- Kommunikationsfähigkeit

Passt nicht? Macht nichts!

Sie möchten eigentlich gerne etwas anderes tun, aber auch Ihre Berufserfahrung nutzen? Wir suchen in Dortmund Quereinsteiger mit Ihren Kenntnissen. Alles, was Sie dafür wissen müssen, lernen Sie bei uns.

Das ist uns sehr wichtig

Wir pflegen einen freundlichen und ehrlichen Umgang miteinander.

Eine gute und konstruktive Zusammenarbeit, in einem Team mit den unterschiedlichsten Menschen, sollte Ihnen daher Freude bereiten.

Spannende und anspruchsvolle Projekte erfordern die Motivation, stetig Neues zu erlernen, und sich weiterzuentwickeln.

Sie haben eine lösungsorientierte, und ideenreiche Denkweise, damit wir gemeinsam immer wieder neue Ziele erreichen.

Wir bieten Ihnen

- Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Flache Hierarchien und offene Kommunikation
- Homeoffice entsprechend der Auftragssituation
- Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitkonto
- Prämien für die Empfehlungen neuer Kollegen
- 30 Tage Urlaub
- Eigenverantwortliches Arbeiten

Sie möchten wechseln?

Das bleibt unter uns!

- Falls Sie sich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befinden, sichern wir Ihnen natürlich höchste Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung zu.
- Telefoninterviews und Vorstellungsgespräche gerne auch nach Feierabend oder am Wochenende.

So geht es weiter

- Bewerben Sie sich bitte direkt online als Projektassistenz oder Assistenz im technischen Umfeld (m/w/d) in Dortmund, indem Sie auf den Jetzt-auf-diese Stelle-bewerben-Button klicken.
- Nutzen Sie bei Fragen vorab die Kontaktdaten Ihres Ansprechpartners.
- Wir vereinbaren einen Telefontermin für ein kurzes Interview. Anschließend lernen wir uns persönlich kennen und besprechen alle Einzelheiten.
Klingt das gut? Dann bewerben Sie sich jetzt als Projektassistenz oder Assistenz im technischen Umfeld (m/w/d) in Dortmund. Klicken Sie direkt auf den Button "Jetzt online bewerben".

Wir freuen uns auf Sie!