Mitarbeiter*in Finanzbuchhaltung (w/m/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiterinnen, darunter zahlreiche Spitzenforscherinnen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Im Personaldezernat der Universität Heidelberg, Abteilungen 5.1 und 5.2, sind baldmöglichst bis zu zwei Stellen als

Teamassistenz - Schreibservice (w/m/d)

zu besetzten.

Das Dezernat Personal ist mit den Bereichen der Abteilungen 5.1 und 5.2 verantwortlich für die Personaladministration der Beschäftigten und Beamtinnen der Universität Heidelberg, von der Einstellung oder Ernennung über eine mögliche Beurlaubung oder Freistellung bis hin zur Beendigung der Tätigkeit. Die Abteilungen verstehen sich als interne Dienstleisterinnen und nehmen dabei neben der beratenden Funktion bei personal- und dienstrechtlichen Fragestellungen für Mitarbeiterinnen auch Aufgaben im Rahmen des Reisemanagements sowie in der administrativen Begleitung der Berufungsverfahren wahr. Der Schreibservice ist dabei die übergreifende Servicestelle der Abteilungen 5.1 und 5.2 bei der Vorbereitung, Unterstützung und Abwicklung der mit obigen Tätigkeiten verbundenen Aufgaben.

Ihre Aufgaben:

- Assistenz für die Personalreferent*innen im operativen Tagesgeschäft und bei Sonderaufgaben
- Korrespondenz und allgemeine Schreibaufgaben
- Bearbeitung der Post (auch elektronisch)
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten (insbesondere Formularerstellung, Bearbeitung und Abwicklung der Jobticketanträge, Bearbeitung der Webseiten)
- Ablage und Aktenpflege****

Ihr Profil:

- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation /-management oder gleichwertige Ausbildung im Verwaltungsbereich
- Einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-/Verwaltungswesen
- Organisationsgeschick, Engagement und Verantwortungsbewusstsein
- Sehr gute Kenntnisse und routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
- Gute Kenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit Adobe Acrobat Pro
- Bereitschaft sich in digitale Prozesse einzuarbeiten
- Gute Englisch- und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Diskretion, Kommunikationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte Servicementalität****

Wir bieten:

- Ein abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet
- Ein aufgeschlossenes und engagiertes Team
- Eigenständiges Arbeiten mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
- Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Entwicklung
- Jobticket als bezuschusstes Deutschlandticket und die Möglichkeit der Anmietung eines vergünstigten Parkplatzes, Fahrradleasing
- Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
- Vergünstigte Nutzung der Mensen der Universität
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle

Die Stellen stehen unbefristet zur Verfügung und sind grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 04.05.2025 in einer PDF-Datei ausschließlich per E-Mail an [email protected] (https://mailto:[email protected]) senden. Für Rückfragen steht Ihnen Herr Dr. Wilhelm, Tel. 06221/54-12564, gerne zur Verfügung

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiterinnen, darunter zahlreiche Spitzenforscherinnen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

In der Universitätsverwaltung Heidelberg, Abteilung 4.3 – Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr, sind zum 01.08.2025 bzw. 01.10.2025 zwei Vollzeitstellen unbefristet zu besetzen:

Mitarbeiterin Finanzbuchhaltung (w/m/d)*
Kreditorenbuchhaltung


Ihre Aufgaben:

- Bearbeitung von Kreditorenrechnungen und -gutschriften in elektronischer und physischer Form in den entsprechenden Systemen der Universität (SAP/R3 sowie xSuite) mit Schwerpunkt auf elektronischer Bearbeitung
- Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen zu Eingangsrechnungen und Mahnungen (Mail-/ Telefonanfragen sowie Supportsystem zu elektronischen Rechnungen)
- Mitarbeit beim Scannen der eingehenden Rechnungen, Belegablage und Belegverwaltung


Ihr Profil:

- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der öffentlichen Verwaltung
- Fundierte Kenntnisse der kaufmännischen Buchführung
- Idealerweise Kenntnisse in der (elektronischen) Rechnungsbearbeitung (SAP/R3 und xSuite oder vergleichbare Programme)
- Eigenständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit

Wir bieten:

- Ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in der Finanzbuchhaltung einer großen Universität mit unterschiedlichen Fachrichtungen und Auslandsbezug
(weitere Infos unter https://www.uni-heidelberg.de/einrichtungen/verwaltung/finanzen/d4_3.html (https://www.uni-heidelberg.de/einrichtungen/verwaltung/finanzen/d4_3.html) )
- Gründliche und strukturierte Einarbeitung
- Freundliche, kollegiale Arbeitsatmosphäre
- Vielfältige Möglichkeiten eines der großen Arbeitgeber in der Region: Gleitzeit, Telearbeit, Weiterbildungsprogramm, Angebote des Hochschulsports, Zuschuss Deutschlandticket u. v. m.



Die Vergütung erfolgt nach TV-L. Die Stellen sind grundsätzlich teilbar.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie die üblichen Unterlagen (Lebenslauf und Zeugnisse), Ihre Gehaltsvorstellung und bei Teilzeit die Angabe des gewünschten Beschäftigungsumfangs bis zum 07.05.2025 an die Universität Heidelberg, Abt. 4.3 Finanzbuchhaltung, Dr. Nicole Sommerschuh, Seminarstraße 2, 69117 Heidelberg. Elektronische Bewerbungen bitte nur in Form einer PDF-Datei an die E-Mail-Adresse: [email protected] (https://mailto:[email protected]) unter Angabe „Kreditorenbuchhaltung“.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .

Personalsachbearbeiter (m/w/d) in Teilzeit

Standort: Heidelberg

Mit uns ist dein zukünftiger Arbeitgeber einer der Marktführer!

Für die führenden Anbieter in der FM- und Gebäudetechnik-Branche suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Heidelberg: Personalsachbearbeiter (m/w/d)

Dein Start wird über avanti laufen, nach wenigen Monaten wirst du beim Kunden übernommen. Alternativ vermitteln wir dich auch gerne direkt an den Kunden. Sprich uns einfach an!

Deine Aufgaben:

- Selbstständige Erstellung von personalrelevanten Unterlagen, wie BR-Anhörungen bei Einstellungen, Arbeitsverträge und sonstige das Arbeitsverhältnis betreffende Schriftstücke, Stellenbeschreibungen, o.ä. in enger Zusammenarbeit mit dem zuständigen Business Partner
- Verantwortung für ausgewählte administrative Prozesse entlang des Mitarbeiterlebenszyklus, wie z.B. Wiedervorlagen, Bearbeitung von Austritten, etc.
- Mitarbeiterjahres- oder Probezeitgespräche
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Mitwirkung bei HR-Projekten

Fachliche Anforderungen

- Abgeschlossene Berufsausbildung z.B. als Industriekaufmann (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Bürokaufmann (m/w/d) Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d), Finanzbuchhaltung (m/w/d) oder ähnliches gerne auch mit Studium
- Fachkenntnisse und einschlägige Erfahrung in der Personalsachbearbeitung
- Eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise sowie Organisationsvermögen
- Ausgeprägte Eigeninitiative und hoher Qualitätsanspruch
- Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse
- Gute MS- Office Kenntnisse

Deine Benefits

- avanti ist einer der führenden Dienstleister in der Facility Management und in der Dienstleistungs-Branche seit 20 Jahren
- Einsätze oder Direkteinstieg bei den Marktführern bundesweit – du entscheidest wie
- Hohe Jobsicherheit
- Wir sind dein Sprungbrett zum Festvertrag!
- Feste Ansprechpartner vom Fach, die dir Einsätze gemäß deinen Vorstellungen anbieten
- Fahrkarten und Sprit sind teuer – das wissen wir – nach Absprache übernehmen wir die Kosten gerne für dich
- Du bist Handwerker aber Quereinsteiger in der Facility Branche? Wir haben den perfekten Einstieg für dich! Du musst nicht mehr bei Wind und Wetter auf der Baustelle arbeiten!
- Exklusive avanti Mitarbeiterrabatte durch corporate benefits bei über 800 Top-Markenanbietern
- Volle Lohnauszahlung bis zum 15. des Monats mit der Option auf feste Abschlagszahlungen zum 01. des Monats

Noch unsicher? Der Job passt nicht zu 100%? Ruf uns gerne an und nutze unsere Connections! Wir finden garantiert den richtigen Job für dich.
Dein avanti FM-Team Stuttgart

avanti GmbH
Team Recruiting Facility Management
Bundesweit

Telefon:    +49 (0) 711 81070000
E-Mail:      [email protected]
Webseite:www.avanti.jobs

Abteilung(en): FM-Bereich

Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams eine engagierte und zuverlässige Teilzeit Büroangestellte (m/w/d) für allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten.

Ihre Aufgaben:

- Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation und -verwaltung
- Bearbeitung von eingehenden Anfragen und Korrespondenz
- Pflege von Datenbanken und Akten
- Unterstützung bei der Erstellung von Reports und Betriebskostenabrechnungen
- Koordination von Terminen mit Handwerkern
- Allgemeine administrative Tätigkeiten

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrungen im Büro- und Verwaltungsbereich sind von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke

Wir bieten:

- Ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem familiären Team
- Flexible Arbeitszeiten in Teilzeit
- Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wachsenden Unternehmen

Wenn Sie Teil unseres engagierten Teams werden möchten und Interesse an einer abwechslungsreichen Tätigkeit in der Immobilienverwaltung haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) per E-Mail an: [email protected]

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Art der Stelle: Teilzeit

Erwartete Arbeitsstunden: 15–20 pro Woche

Leistungen:

- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz

Voraussichtliches Einstiegsdatum: 01.05.2025

Du bist ein Organisationstalent und arbeitest gerne im Team? Super!

Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d) als Assistenz in Pflegeunternehmen in Heidelberg

Hier wirst Du gebraucht

Für die Unterstützung der Zweigstellenleitung eines bundesweit tätigen ambulanten Pflege- und Betreuungsdienstes am Standort in Heidelberg suchen wir eine emphatische Assistenz (m/w/d), die Lust auf einen abwechslungsreichen Job hat und gerne etwas bewegen möchte. Die Stelle ist in Vollzeit oder Teilzeit zu besetzen.

So sieht Dein zukünftiges Aufgabengebiet aus

- Du unterstützt die Zweigstellenleitung bei allen administrativen Aufgaben. Hierzu gehört u.a. die Personalverwaltung sowie die Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen.
- Du überprüfst organisatorische Prozesse und unterstützt bei der Strukturierung und Verbesserung internen Abläufe.
- Du pflegst und verwaltest wichtige Datenbanken und begleitest die Umsetzung und Einhaltung von Qualitätsprozessen.
- Falls Deine Kolleginnen und Kollegen Fragen zu administrativen Themen haben, bist du ihr erster Ansprechpartner. Zudem kommunizierst du mit Klienten und externen Partnern.

Das bringst Du mit

- Du hast deine kaufmännische Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen und konntest erste Erfahrungen in der Assistenz sammeln.
- Excel, Word und Outlook gehören für Dich zum Berufsalltag.
- Du bringst Freude, Begeisterung und ein hohes Qualitätsbewusstsein mit.
- Deine Freude würden Dich als verantwortungsbewusst, geduldig und zuverlässig beschreiben.

Das kannst Du erwarten

- Du kannst sehr flexibel und selbstbestimmt arbeiten.
- Deine Vergütung ist überdurchschnittlich, verhandelbar und entspricht Deiner Qualifikation und Verantwortung. Zudem profitierst Du von einer betrieblichen Altersvorsorge sowie einer Krankenversicherung (AG finanziert).
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit und optimale Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen. Du profitierst von einem krisensicheren Arbeitsplatz mit langfristigen Perspektiven.
- Ein sympathisches und fachlich versiertes Team, mit dem Du in engem Austausch stehst und mit dem Du gemeinsam viel bewirken kannst.
- Dein neuer Arbeitgeber finanziert Dir Deine Weiterbildungen. Du kannst Dich jederzeit nach Deinen Bedürfnissen persönlich und beruflich weiterentwickeln.
- Kein kaltes Wasser, sondern eine umfangreiche Unterstützung und genügend Zeit für die individuelle Einarbeitung in deiner neuen Position.

Deine Benefits im Überblick

- selbstbestimmtes Arbeiten
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- unbefristeter Arbeitsvertrag
- Gehalt nach Tarifvertrag

So geht es weiter

- Bewirb Dich bitte direkt online, indem Du auf den Jetzt-auf-diese Stelle-bewerben-Button klickst oder schick uns einfach eine kurze WhatsApp.
- Nutze bei Fragen vorab gerne die Kontaktdaten von Rebecca.
- Wir vereinbaren einen Telefontermin mit Dir, damit wir uns persönlich kennen lernen und alle Einzelheiten besprechen können.

Klingt das gut? Dann bewirb Dich jetzt. Wir freuen uns auf Dich!

Du hast nicht das passende Jobangebot gefunden? Dann melde Dich einfach telefonisch bei uns, damit wir Dich persönlich und umfassend beraten können.

Die Zentrale Studienberatung (ZSB) unterstützt durch eine Vielzahl von Angeboten Studieninteressierte bei ihrer Studienwahl. Studierende erhalten hier in allen Phasen des Studiums Hilfestellungen, um ihr Studium erfolgreich durchzuführen. Dabei kooperiert die ZSB eng mit anderen Einrichtungen innerhalb und außerhalb der Universität.

In der Universitätsverwaltung – Abteilung 2.3. Zentrale Studienberatung im Dezernat Studium und Lehre der Universität Heidelberg steht ab sofort folgende Position in Vollzeit zur Verfügung:****

Verwaltungsmitarbeiterin – Assistenz (w/m/d)*

Die Stelle ist für die Dauer der Elternzeit der derzeitigen Stelleninhaberin bis zum 15.01.2026 befristet. Voraussichtlich besteht die Möglichkeit der anschließenden anteiligen Verlängerung.****

Ihre Aufgaben:

- Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich des Sekretariats (Erledigung der Korrespondenz, Terminkoordination, Beschaffung von Büromaterial etc.)
- Budget- und Mittelverwaltung mittels SAP
- Unterstützung im Bereich der Veranstaltungsorganisation (Workshops, Messen, Großveranstaltungen etc.)
- Dienstreiseangelegenheiten und sonstige universitäre Verwaltungsarbeiten

Ihr Profil:

Sie verfügen über:

- Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, eine gleichwertige abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder haben entsprechende Berufserfahrung
- Organisationstalent sowie strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
- Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
- Sichere Beherrschung des Deutschen in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen:

- Ein herzliches und unterstützendes Team
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
- Flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Rahmenbedingungen
- Zuschuss zum Deutschlandticket
- Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vergünstigte Nutzung von Mensen und Hochschulsport

Die Vergütung erfolgt nach der Entgeltgruppe 6 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Sie fühlen sich angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 21.04.2025 – am liebsten in einer PDF-Datei (max. 5 MB) an [email protected] (https://mailto:[email protected]) . Bitte nutzen Sie das Kennwort „Sekretariat_2025“. Für Fragen melden Sie sich gern bei Christoph Schlomach, Abteilungsleiter, Zentrale Studienberatung, [email protected] ([email protected]) , 06221-54-12230.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .

Der Universitätsrat zählt als Aufsichtsgremium neben Rektorat und Senat zu den zentralen Organen der Universität. Die als Stabsstelle des Rektorats eingerichtete Geschäftsstelle betreut auch die Angelegenheiten des internationalen Wissenschaftlichen Beirats der Universität und arbeitet eng mit den Dezernaten der zentralen Universitätsverwaltung und den übrigen Stabsstellen des Rektorats zusammen.

In der Geschäftsstelle des Universitätsrats ist zur Unterstützung der Geschäftsstellenleitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle im Umfang von 19,75 Wochenstunden unbefristet zu besetzen:

Assistenz der Geschäftsstellenleitung (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

- Vor- und Nachbereitung der Sitzungen von Universitätsrat und Wissenschaftlichem Beirat
- Büroorganisation und Weiterentwicklung/Optimierung von Prozessen
- Zentrale Ansprechperson für Terminplanungen, Raumbuchungen, Catering und die Organisation der Veranstaltungstechnik
- Sitzungsbearbeitung im elektronischen Gremienmanagementsystem Session
- Vertretung der Geschäftsstellenleitung in internen Besprechungen und Sitzungen
- Eigenständige Erledigung der anfallenden Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Empfang und Betreuung von Sitzungsmitgliedern, Besucher*innen und Gästen
- Administrative Begleitung des Verfahrensprozesses zur Wahl hauptamtlicher Rektoratsmitglieder und anderer Auswahlverfahren
- Rechnungsbearbeitung im e-Rechnungssystem der Universität
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Reisekostenabrechnungen und Honorarzahlungen
- Pflege von Internetauftritten der Geschäftsstelle

Ihr Profil:

- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Kenntnisse; Erfahrung im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich, vorzugsweise im universitären Umfeld
- Eigenständige, vorausschauende und zielorientierte Arbeitsweise; Flexibilität, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Vorgängen
- Vertrautheit mit Verwaltungsabläufen und sicherer Umgang mit Gesetzesvorschriften
- Erfahrung und sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen und digitalen Medien
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrungen mit dem elektronischen Sitzungsmanagement Session und dem Gremieninformationssystem SessionNet sind von Vorteil

Wir bieten:

- Ein interessantes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld; spannende Einblicke in universitäre Strategien und zukunftsweisende Themen
- Vielfältige universitäre Angebote (bezuschusstes Deutschlandticket, Hochschulsport, Nutzung der Mensen zum ermäßigten Preis etc.) und Weiterbildungsmöglichkeiten durch das interne Bildungsprogramm der Universität Heidelberg
- Flexible Arbeitszeitgestaltung


Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 22.04.2025 an Frau Katharina Belting, Leiterin der Geschäftsstelle, per E-Mail zusammengefasst in einer PDF-Datei an [email protected] (https://mailto:[email protected]) senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .

„Forschen für ein Leben ohne Krebs“ – das ist unsere Aufgabe am Deutschen Krebsforschungszentrum. Wir erforschen, wie Krebs entsteht, erfassen Krebsrisikofaktoren und suchen nach neuen Strategien, die verhindern, dass Menschen an Krebs erkranken. Wir entwickeln neue Methoden, mit denen Tumore präziser diagnostiziert und Krebspatient:innen erfolgreicher behandelt werden können. Jeder Beitrag zählt – ob in der Forschung, in der Administration oder der Infrastruktur. Das macht unsere tägliche Arbeit so bedeutungsvoll und spannend.

Zur Verstärkung unserer Personalabteilung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Sekretär:in (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

Sie sind mitverantwortlich für den reibungslosen Ablauf des Abteilungssekretariats. Dabei erwartet Sie ein abwechslungsreicher Aufgabenbereich, der insbesondere folgende Tätigkeiten umfasst:

- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Postbearbeitung, Telefondienst, Terminmanagement)
- Bearbeitung von Krankmeldungen sowie Datenerfassung im Gehalts-Abrechnungsprogramm (P&I LOGA)
- Pflege der Daten der arbeitsmedizinischen Untersuchungen und hierbei Kontaktperson zum Betriebsarzt
- Bearbeitung von Stellenausschreibungen und Bewerbungen, einschließlich Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs über das Bewerbertool d.vinci
- Beantwortung von Telefonanrufen von Bewerbern in Deutsch und Englisch
- Digitalisierung von Personalunterlagen, relevanten Rundschreiben etc.
- Kontrolltätigkeiten in Bezug auf zu digitalisierende Personalunterlagen
- Abwicklung von Bestellungen der Abteilung über das elektronische Bestellsystem e.biss
- Auswertung und Aufbereitung von Berichten, Erstellung von Statistiken

Ihr Profil:

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung. Darüber hinaus verlangt die Stelle neben Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit ein hohes Verantwortungsbewusstsein. Ein sehr guter Umgang mit der deutschen Sprache und gute Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen sind ebenso Voraussetzung. Wir erwarten Teamfähigkeit, großes Engagement, Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit. Wichtig sind uns ein freundliches Auftreten sowie die Fähigkeit, sich schnell auf neue Personen und Anforderungen einstellen zu können.

Unser Angebot:

- Hervorragende Rahmenbedingungen: modernste state-of-the-art Infrastruktur und Möglichkeit zum internationalen Austausch auf Spitzenniveau
- 30 Tage Urlaub
- Flexible Arbeitszeiten
- Vergütung nach TV-L inkl. betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit und Teilzeitarbeit
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld
- Nachhaltig zur Arbeit: Vergünstigtes Deutschland-Jobticket
- Entfalten Sie Ihr volles Potenzial: gezielte Angebote für Ihre persönliche Entwicklung fördern Ihre Talente
- Unser betriebliches Gesundheitsmanagement bietet ein ganzheitliches Angebot für Ihr Wohlbefinden

Sie sind interessiert?

Dann werden auch Sie Teil des DKFZ und tragen gemeinsam mit uns zu einem Leben ohne Krebs bei!

Ihre Ansprechperson:
Bettina Crispin
Telefon: +49 (0)6221/42-2760

​Befristung: Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Eine Verlängerung ist möglich.

Bewerbungsschluss: 07.01.2025

Bewerbungen per E-Mail können leider nicht angenommen werden. ​

Wir sind davon überzeugt: ein innovatives Forschungs- und Arbeitsumfeld lebt von der Vielfalt seiner Beschäftigten. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von talentierten Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Hinweis: Wir unterliegen den Vorschriften des Infektionsschutzgesetzes (IfSG). Deshalb müssen alle unsere Beschäftigten einen Immunitätsnachweis gegen Masern vorlegen.