Teamassistenz (m/w/d) Kanzlei (Kfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

- Du liebst Struktur, Organisation und internationale Zusammenarbeit-
- Dann gestalte als Teamassistenz (m/w/d) spannende Projekte aktiv mit!

Firmenprofil
Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen mit internationaler Ausrichtung, das sich auf langfristige Beteiligungen im Bereich Infrastruktur spezialisiert hat - insbesondere im Umfeld strategisch bedeutender Verkehrsknotenpunkte. Das Unternehmen agiert nachhaltig, zukunftsorientiert und in enger Zusammenarbeit mit Partnern aus Wirtschaft und öffentlicher Hand.

Die Unternehmenskultur ist geprägt von einem professionellen Miteinander, flachen Hierarchien und einem hohen Maß an Eigenverantwortung. Der Standort liegt zentral in Düsseldorf und bietet ein modernes Arbeitsumfeld mit sehr guter Anbindung.

Aufgabengebiet

Organisation und Koordination von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen
-Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung
-Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Reportings und Entscheidungsvorlagen
-Pflege und Aufbereitung von Daten und Dokumenten
-Allgemeine administrative Aufgaben im Tagesgeschäft
-Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Partner:innen

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
-Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz oder Office-Organisation
-Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
-Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
-Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
-Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise digitalen Kollaborationstools

Vergütungspaket

Ein modernes, internationales Arbeitsumfeld
-Ein kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
-Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und mitzugestalten
-Eine langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten
-bis zu 2 Tage Homeoffice

- Zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungsangebote
- Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld

Firmenprofil
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Person für die Position eines Mitarbeiters im Sekretariat (m/w/d) für unseren Kunden in Renningen.

Als Sekretariatsmitarbeiter (m/w/d) sind Sie eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen und unterstützen das Team in administrativen Aufgaben.

Bewerben Sie sich noch heute!

Aufgabengebiet

Führung des allgemeinen Schriftverkehrs und E-Mail-Korrespondenz
-Terminmanagement und Organisation von Besprechungen
-Empfang von Gästen und Kunden
-Telefonische Betreuung und Weiterleitung von Anrufen
-Pflege von Dokumenten und Ablage
-Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. als Bürokaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation
-Erfahrung im Bereich Sekretariat oder Büroadministration wünschenswert
-Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
-Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
-Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
-Freundliches Auftreten und Kommunikationsstärke

Vergütungspaket

Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld
-Angenehmes Arbeitsklima in einem motivierten Team
-Zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungsangebote
-Persönliche Beratung und Jobvorschläge auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse
-Corporate Benefits und Fitnessangebot in Form von Gympass
-Sicherer Arbeitsplatz mit einer attraktiven Vergütung

Technologien auf das nächste Level zu heben, sich Herausforderungen zu stellen und an den Innovationen von morgen zu arbeiten - dafür benötigen wir bei FERCHAU Expert:innen wie dich: als ambitionierte:r Kolleg:in, der:die wie wir Technologien auf die nächste Stufe bringen möchte. Wir realisieren spannende Projekte für namhafte Kunden in allen Technologiebereichen und für alle Branchen und überzeugen täglich mit fundierter Expertise und fachlichem Know-how. Als Berufserfahrene:r unterstützt du deine Kolleg:innen mit deinem langjährigen Know-how und deiner Expertise.

Assistant Administration & Support (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Das ist zukünftig dein Job

- Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
- Verwaltung und Bereitstellung von Finanzdokumenten
- Unterstützung bei Wirtschaftsprüfungen
- Projekterstellung & -abrechnung im ERP-System
- Kommunikation mit Buchhaltung, Finanzamt & externen Partnern
- Analyse & Aufbereitung von Finanzdaten (Excel, ERP, Lexware)
- Betreuung von Debitoren/Kreditoren & Bankbürgschaften
- Vertretung bei Lohnabrechnung & Postbearbeitung

Deine Vorteile bei uns

- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Viel Flexibilität durch die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
- Unterstützung bei der Kinderbetreuung durch Kitazuschuss
- Ankommen und wohlfühlen mit unserem Onboarding-Programm
- Prämienprogramm für Empfehlungen neuer Kolleg:innen
- Mehr als der BAP: Wir bieten Sonderurlaub, Kindergartenzuschuss, Jubiläumszuwendungen u. v. m.

Ihre Qualifikationen:

Unsere Erwartungen an dich

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Finanz- oder Rechnungswesen wünschenswert
- Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und MS Excel
- Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Lust auf die nächste Herausforderung? Dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen! Am schnellsten geht es, wenn du dich direkt bewirbst - gern online oder per E-Mail unter der Kennziffer VA49-06339-BRB bei Frau Sarah Ulrich. Lass uns gemeinsam das nächste Level nehmen und Technologie nach vorn bringen!

Du möchtest deine Karriereentwicklung nicht dem Zufall überlassen? Dann gehe mit uns gezielt den nächsten Schritt. Dazu bringen wir bei FERCHAU als eine der führenden europäischen Plattformen für Technologie-Dienstleistungen die smartesten und innovativsten Köpfe mit Unternehmen verschiedenster Branchen zusammen. Wir suchen dich:

Projektassistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Das ist zukünftig dein Job

- Unterstützung der Projektleitung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Projekten
- Erstellung und Pflege von Projektplänen, Berichten und Präsentationen
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings
- Unterstützung bei der Verwaltung und Überwachung von Projektbudgets und -ressourcen
- Durchführung von Recherchen und Analysen
- Allgemeine administrative Aufgaben

Das erwartet dich bei uns

- Hohe Planungssicherheit durch unbefristeten Arbeitsvertrag
- Flexible Arbeitszeitgestaltung für beste Work-Life-Balance
- Breit gefächerte Weiterbildungsmöglichkeiten über unser Inhouse-Institut, die FERCHAU Academy sowie individuelle Karriere-Programme für deine Entwicklung
- Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf durch bis zu 30 Tage Jahresurlaub und Gleitzeitmodelle
- Ideenmanagement - deine Vorschläge für unseren gemeinsamen Erfolg
- Prämienprogramm für Empfehlungen von neuen Kolleg:innen
- Networking bei Teamevents, Sommerfesten oder Weihnachtsfeiern

Ihre Qualifikationen:

Das bringst du mit

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Position wünschenswert
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Auch als Berufseinsteiger:in oder Absolvent:in bist du bei uns herzlich willkommen!

Unser Team lebt von Vielfalt, von Expert:innen, die ihre unterschiedlichen Stärken für die gemeinsamen Ziele einbringen möchten. Bewirb dich jetzt! Entweder online oder per E-Mail unter der Kennziffer VA51-19994-Z bei Frau Sarah Kraut. Das nächste Level wartet auf dich!

Deine Karriere. Deine Zukunft.
Bist du ein Fan von Innovation und Technologie? Bei FERCHAU Rosenheim bieten wir dir die Möglichkeit, an wegweisenden Projekten für führende Unternehmen mitzuwirken. Werde Teil eines dynamischen Teams, das deine Ideen schätzt und deine berufliche Entwicklung fördert. Starte jetzt deine Karriere bei uns und gestalte die Zukunft aktiv mit! DU bist bei uns genau richtig!

Vorstandsassistent (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Spannende Aufgaben
* Unterstützung des Vorstands und zwei weiterer Geschäftsbereiche in organisatorischen und administrativen Belangen
* Termin- und Reisekoordination sowie Koordination von Besprechungen und Vorstandssitzungen
* Vorbereitung und Nachbereitung von Gremien-, Aufsichtsratssitzungen und Hauptversammlungen inklusive Bewirtungsmanagement
* Teilnahme an Vorstandssitzungen, Protokollführung und Nachverfolgung
* Büroorganisation übernehmen
* Erstellung von Statistiken, Recherchen zur Marktentwicklung, Dokumentationen, Präsentationen sowie Entscheidungsvorlagen
* Assistenz bei Mergers & Acquisitions

Deine Vorteile bei uns
*Anstellung in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis mit übertariflichen Leistungen
*Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeitregelung und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
*Gezielte Förderung deiner fachspezifischen und persönlichen Kompetenz
*Networking und einfach Spaß haben bei Teamevents, Weihnachtsfeiern oder Sommerfesten
*Prämienprogramm für Empfehlungen neuer Kolleg:innen: Auf dich warten 1000€ netto für deine Urlaubskasse!
*Nutze dein Arbeitszeitkonto für zusätzliche freie Tage oder lasse dir deine Überstunden auszahlen!
*Genieße als Mitarbeiter:innen exklusive Angebote unseres Partners corporate benefits und spare bis zu 80 % bei Top-Marken!
*Profitiere von unserem überregionalen Ferchau-Netzwerk und einem spannenden Aufgabenfeld!

Ihre Qualifikationen:

Dein Profil
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation oder Studienabschluss mit betriebswirtschaftlicher Ausrichtung
* Berufserfahrung im Assistenzbereich
* Sehr gute MS-Office Kenntnisse (Outlook, Word, PPT, Excel, Teams etc.)
* Hohe Zahlenaffinität
* Lern- und Leistungsbereitschaft sowie proaktives Denken und Handeln
* Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Bereit für deine nächste Herausforderung? Dann lass uns keine Zeit verlieren und uns kennenlernen! Bewirb dich am besten direkt online oder per E-Mail mit der Kennziffer VA43-24074-RH bei Frau Jenny Dorow. Gemeinsam bringen wir Technologien auf das nächste Level!

Menschen und Technologien verbinden. Den Perfect Match für unsere Kunden gestalten. Immer die richtigen Experten für die jeweilige Herausforderung finden - das ist unser Anspruch bei FERCHAU und dafür suchen wir dich: als ambitionierte:n Kolleg:in, der:die wie wir Technologien auf die nächste Stufe bringen möchte. Wir realisieren spannende Projekte für namhafte Kunden in allen Technologien und für alle Branchen und überzeugen täglich mit fundierter Expertise und fachlichem Know-how.

Assistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Das ist zukünftig dein Job
*Planen von Terminen, Besprechungen sowie Unterstützen bei der Terminplanung für Führungskräfte
*Organisieren sowie Vor- und Nachbereiten von Meetings
*Vorbereiten, Bearbeiten und strukturiertes Ablegen von Dokumenten
*Unterstützen bei der Reiseplanung inklusive Buchen und Reisekostenabrechnung
*Übernahmen von Tätigkeiten in den Bereichen Projektadministration, Reporting sowie Präsentationen für Kundentermine
*Erarbeiten und kontinuierliches Verbessern von Arbeitsstandards und Prozessabläufen
*Organisieren, Koordinieren und Teilnehmen an Veranstaltungen

Das bieten wir dir
*Unbefristeter Arbeitsvertrag
*Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeitregelungen
*Flexibilität durch die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
*Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten durch unser Inhouse-Institut, die FERCHAU Academy
*Networking und einfach Spaß haben bei Teamevents, Weihnachtsfeiern oder Sommerfesten
*Attraktive Einkaufsvergünstigungen z. B. bei Reisen, Elektronik oder Autos
*Bei uns kannst du eigene Ideen einbringen und aktiv mitgestalten
*Spannende und abwechslungsreiche Projekte bei innovativen Unternehmen

Ihre Qualifikationen:

Das bringst du mit
*Erfolgreich abgeschossene kaufmännische Ausbildung
*Erste Berufserfahrung im Bereich Office Management/Assistenz
*Professionelle Kommunikation (schriftlich und mündlich) in Deutsch und Englisch
*Professioneller Umgang mit Office 365 sowie SAP wünschenswert

Lust auf die nächste Herausforderung als Assistenz (m/w/d)? Dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen! Lass uns gemeinsam das nächste Level nehmen und Technologie nach vorn bringen!
Am schnellsten geht es, wenn du dich direkt bewirbst - gern online oder per E-Mail unter der Kennziffer VA99-29455-SW bei Frau Veronika Rüth.

Die consult16 GmbH betreut die unterschiedlichsten Mandanten. Wir sind dabei branchenunabhängiger und strategischer Partner unserer Mandanten für eine kompetente Beratung und Vermittlung von Fach- und Führungskräften bis auf Managementniveau.

Unsere Expertise deckt den gesamten Wertschöpfungsprozess moderner Unternehmen ab, in allen Disziplinen –technisch, betriebswirtschaftlich oder gewerblich.

Gemeinsam mit unseren Mandanten arbeiten wir an interessanten und technologisch innovativen Projekten. Unsere branchenübergreifende Erfahrung und die konsequente Orientierung an die Kundenanforderungen macht uns zu DEM vertrauenswürdigen Partner vieler namhaften Unternehmen – besonders, wenn Projekte, Großaufträge oder Ausfälle von Stammpersonal, einen qualifizierten, flexiblen oder zeitnahen Personaleinsatz erfordern.

Auf dieser Basis können wir die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter:innen, ob Berufsanfänger:in oder Professional, optimal einsetzen und unseren Mandanten auch in komplexen Fällen ein individuell angepasstes Personalkonzept vorlegen.
 
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt in Teilzeit 50%, zunächst befristet bis zum 31.08.2026, und im Rahmen der ANÜ
 
**Administrative Coordinator Teilzeit | M/W/D – Referenz: 000940**
 
Ihre Aufgaben:
 
•          Meeting-Planung: Gewährleistung der optimalen Terminfindung, präzise Festlegung der Agenda und Einladung aller relevanten Teilnehmenden.

•          Erstellung von Purchase Orders (Pos): Gewissenhafte Eingabe der erforderlichen Informationen in das System und Sicherstellung der vollständigen und korrekten Erfassung aller Details.

•          Bearbeitung von Rechnungen: Sorgfältige Prüfung, genehmigungsbasierte Freigabe und termingerechte Zahlung von Rechnungen.

•          Eventorganisation: Professionelle Buchung von Veranstaltungsorten, rechtzeitiges Versenden von Einladungen und koordinierte Bereitstellung von Verpflegung.

•          Termin-Koordination: Gewährleistung der Verfügbarkeit aller beteiligten Personen und Vermeidung von Terminüberschneidungen.

•          Planung und Abrechnung von Reisen: Effektive Buchung von Flügen, Hotels und Transfers, präzise Überwachung der Reisekosten und professionelle Abrechnung
 
Ihr Profil:
 
•          Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.

•          Selbstständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, eigenverantwortlich Aufgaben zu erledigen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

•          Ausgeprägte Teamplayer-Qualitäten: Effektive Zusammenarbeit mit Kolleg*innen, Wertschätzung ihrer Beiträge und aktiver Beitrag zum gemeinsamen Erfolg des Teams.

•          Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
 
Der Beschäftigungsprozentsatz ist in Absprache mit dem Fachbereich anpassbar.

Es handelt sich bei dieser Position um ein hybrides Arbeitsmodell, welches nach Absprache und Bedarf teilweise aus dem Home Office/remote abgedeckt werden kann. Wichtige Präsenztermine vor Ort sind einzuhalten. Ein rein mobiles Arbeiten ist vom Entleiher nicht gewünscht. Die Einarbeitung findet vor Ort beim Entleiher statt.

Bitte beachten Sie, dass der Arbeitsort im Raum Mainz ist. Bei Arbeiten vor Ort können weder vom Entleiher noch von uns Kosten für die An- und Abreise sowie Zeitgutschriften oder Hotelübernachtungen übernommen werden.
 
**Interesse?**
 
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen, **bitte ausschließlich per Email**, an  [[email protected]](https://mailto:[email protected]) oder rufen Sie uns an! Diskretion ist selbstverständlich.
 
**Ihren Lebenslauf reichen Sie bitte in Deutsch UND Englisch ein !**
 
 
Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung immer auch die Referenznummer an !

Die VBL mit Sitz in Karlsruhe ist Deutschlands größte Zusatzversorgungseinrichtung für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes und betreut circa 5,2 Mio. Versicherte und circa 1,5 Mio. Rentenberechtigte.

Zur Verstärkung des Vorstands B suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet für die Dauer der Elternzeit, eine/einen

**Vorstandsassistentin/Vorstandsassistenten des Vorstands B (Kapitalanlagen und IT) (m/w/d)**.

**Ihre Aufgaben**

■ **Organisation:** Sie koordinieren und organisieren selbstständig Besprechungen, Workshops und Sitzungen (zum Beispiel Mitglieder des Vorstands- und Verwaltungsrats, Vertretende von Beteiligten, Kapitalanlagegesellschaften, Depotbanken etc.).

■ **Administration:** Die organisatorische, administrative und kommunikative Unterstützung des Vorstands B wird von Ihnen übernommen, ebenso wie die Durchführung allgemeiner Aufgaben im Vorstandssekretariat.

■ **Abstimmung/Vorbereitung:** Sie stimmen die Besprechungen des Vorstands B mit Mitarbeitenden ab, bereiten seine Dienstreisen vor und rechnen diese ab. Zudem vereinbaren und überwachen Sie die weiteren Termine des Vorstands B.

■ **Sonderaufgaben:** Die Abteilungsleitung Anlagemanagement wird von Ihnen unterstützt.

**Ihr Profil**

■ **Ausbildung:** Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.

■ **Erfahrungen und Kenntnisse:** Einschlägige Berufserfahrung in der Sekretariatsassistenz können Sie bereits vorweisen.

■ **IT:** Gute PC-Anwendungskenntnisse bringen Sie ebenfalls mit.

■ **Persönlichkeit:** Ihre sehr guten Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie Ihr sicheres Auftreten zeichnen Sie aus. Zusätzlich sind Sie ein Organisationstalent und eine zuverlässige Person.

■ **Arbeitsweise:** Diskretion, Eigeninitiative und die Bereitschaft, die Arbeitszeit den speziellen Erfordernissen der Stelle anzupassen, runden Ihr Profil ab.

**Ihre Perspektiven**

■ Flexible Arbeitszeit (ohne Kernarbeitszeit) und Telearbeit

■ Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit im Zukunftsmarkt „Betriebliche Altersversorgung“

■ Praxisorientierte Einarbeitung und vielseitige Fortbildungsmöglichkeiten

■ Betriebliche Altersversorgung (Leistungen zur Absicherung des Alters, im Fall einer Erwerbsminderung und für Ihre Hinterbliebenen)

■ 30 Tage Urlaub und zusätzlich Heiligabend sowie Silvester frei

■Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch ein eigenes Eltern-Kind-Büro, Sonderparkplätze für Beschäftigte mit Familienpflichten, Elternnetzwerk sowie Vermittlung von Kinder- und Pflegenotfallbetreuung durch einen Familienservice

■ Überdurchschnittlich hohe Arbeitgeberbezuschussung zum Deutschlandticket

Weitere Benefits finden Sie auf unserer Karriereseite unter www.vbl.de/Karriere/ArbeitgeberVBL

Eine Bezahlung bis zur Entgeltgruppe 8 (TVöD Bund) ist möglich. Die Eingruppierung erfolgt nach dem jeweiligen persönlichen Kenntnis- und Erfahrungsstand.

Die Stelle ist für Teilzeitarbeit geeignet.

Interessierte mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und Zeugnissen), die Sie bitte bis spätestens **8. Mai 2025** an folgende Adresse richten: **[email protected]**

Postanschrift: VBL, Personalreferat, Hans-Thoma-Straße 19, 76133 Karlsruhe

Ihre Fragen beantwortet gerne Herr Gerstmann (Referat Personalentwicklung und Recruiting) unter der Telefonnummer 0721 155-341. Weitere Informationen zur VBL finden Sie unter: www.vbl.de