Assistenz (w/m/d) der Geschäftsführung (Assistent/in - Gesundheits- und Sozialwesen)

Stellenbeschreibung

 
Ihre Aufgaben

- Organisation der Geschäftsprozesse und Terminkoordination der Fakultätsgeschäftsführung und des Forschungscontrollings
- Unterstützung der Geschäftsführung beim Management der Forschungsinfrastrukturen (Räume, Serviceeinrichtungen, etc.)
- interne und externe Kommunikation, Empfang, Telefon, E-Mail
- schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Aufbau und Weiterentwicklung eines IT-basierten papierarmen Ablage- und Dokumentenmanagements in Abstimmung mit den anderen Bereichen des Ressorts unter Verwendung webbasierter Applikationen wie OneNote, Sharepoint, etc.
- Betreuung von Gremien und Kommissionen, wie Kommission für Forschungsethik, Gerätekommission und ZTE-Nutzerbeirat
- Erstellung von Vorlagen und Präsentationen im Rahmen der Bearbeitung von Organisationsthemen

Ihr Profil

- mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz oder in ähnlicher Funktion auf Leitungsebene
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Verwaltungsausbildung oder ein Hochschulstudium (Bachelor) jeweils mit einschlägiger Zusatzqualifizierung (z. B. Office-Management)
- Erfahrungen im Hochschul- und Wissenschaftsbereich sind von Vorteil
- hohe Leistungsbereitschaft und Organisationskompetenz sowie Freude an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit unterschiedlichsten Personengruppen
- souveräner Umgang mit MS-Office Anwendungen und die Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in weitere IT-Anwendung insbesondere webbasierte Tools
- gute Ausdrucksweise sowie hohe Sorgfalt und Genauigkeit im Umgang mit schriftlicher und mündlicher Kommunikation

Unser Angebot

- eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit
- ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
- vielfältige interessante Benefits
- Gesundheit und Sport gefördert durch ein ausgezeichnetes betriebliches Gesundheitsmanagement
- Entgelt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) inkl. Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes einschließlich Zusatzversorgung