Office Manager (m/w/d)

**GAF AG** is an internationally successful company that specialises in cross-platform geoinformation solutions and the development of innovative earth observation applications. In addition to receiving and procuring satellite-based earth observation data, GAF holds a leading position in the areas of data processing and geo-consulting due to its 40 years of expertise. With an international and interdisciplinary team of experts, GAF sets standards for geospatial consulting, cloud- and AI-based data analysis, and satellite-based monitoring of the environment and natural resources in Europe and around the globe.

To further strengthen our team at our headquarters **in Munich**, we are now currently seeking a committed

# Office Manager

In our reception area, you’ll be the first person our guests and suppliers meet – and your warm, professional presence will set the tone for every interaction. You’ll take ownership of a wide range of internal services that keep our daily operations running smoothly, working closely with both colleagues and external partners. Beyond your front-desk duties, you’ll also support our finance team with essential preparatory accounting tasks.

Expect an open, collaborative workplace in a dynamic and international setting where your contributions truly matter.

### Your tasks:

**Reception & Office Coordination Responsibilities:**

- Answering and directing phone calls, managing incoming/outgoing mail and courier deliveries
- Greeting visitors and coordinating hospitality arrangements
- Organizing business trips and visa procurement in collaboration with our travel team
- Monitoring and restocking office and kitchen supplies
- Managing our company apartment: planning occupancy, ensuring equipment needs are met, maintaining standards (with support from our building technician)
- Supporting the onboarding experience by introducing new team members to our office systems and culture
- Coordinating with our cleaning services for both the office and company apartment

**Your tasks in the area of preparatory accounting:**

- Recording and entering incoming invoices into our ERP system
- Handling petty cash and related documentation
- Assisting with travel expense reporting

### Your profile:

- Completed commercial vocational trainingor equivalent qualification
- Initial experience in office management or as an executive assistant is an advantage
- Structured, self-reliant and solution-focused working style
- Friendly, professional demeanor paired with a strong sense of teamwork
- Excellent communication and organizational skills
- High level of reliability, discretion, and dedication
- Willingness to handle routine tasks competently while staying open to new responsibilities
- Genuine interest in improving and optimizing existing workflows
- Confident user of standard MS Office applications
- Very strong command of both German and English (written and spoken at CEFR level C1–C2)

### Desirable knowledge:

- Knowledge of another foreign language (e.g. Italian or Spanish)
- Class B driving licence

### What to expect:

- A responsible and varied role in one of Europe’s leading geo-information companies
- Comprehensive support in familiarising yourself with your professional role
- Training and development – because your experience and knowledge count
- A respectful, friendly and modern working environment in a multi-national team of committed colleagues and a leadership style based on trust
- An attractive location with perfect public transport connections and great options for outdoor and recreational activities in the direct vicinity
- Various additional benefits, e.g. public transport contribution (job ticket), company pension scheme (optional), travel health insurance (worldwide), occupational health management, and much more

Gemeinsam mehr erreichen!

Für unsere Kunden in München suchen wir einen Office Manager (gn) ab sofort in Vollzeit.

Ihre Aufgaben:

- Abwicklung aller Tätigkeiten eines modernen Office Managements, wie Telefon, Korrespondenz, Terminmanagement, Bestellwesen
- Unterstützung der Geschäftsleitung und Berater in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
- Kommunikation mit externen Dienstleistern und Koordination des Gebäudemanagements
- Betreuung von Meetings, Gästeempfang und -bewirtung sowie Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents


Ihr Profil:

- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss
- Erfahrungen in vergleichbarer Position
- Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge
- gute Kenntnisse in Microsoft Office


Unsere Leistungen für Sie:

- unbefristeter Arbeitsvertrag
- übertarifliche Bezahlung
- Einstieg bei Top-Unternehmen und Marktführern in München
- Bewerbungscoaching und -optimierung durch einen erfahrenen Berater
- kompetente Betreuung


Fühlen Sie sich angesprochen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail an [email protected]

Gerne beantworten wir Ihnen auch Ihre Fragen telefonisch unter
089 / 30 90 40 50

Weitere Informationen über uns finden Sie auf
www.personalhansa.de

Gemeinsam mehr erreichen!

Für unsere Kunden in München suchen wir einen Office Manager (gn) ab sofort in Vollzeit.

Ihre Aufgaben:

- Abwicklung aller Tätigkeiten eines modernen Office Managements, wie Telefon, Korrespondenz, Terminmanagement, Bestellwesen
- Unterstützung der Geschäftsleitung und Berater in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
- Kommunikation mit externen Dienstleistern und Koordination des Gebäudemanagements
- Betreuung von Meetings, Gästeempfang und -bewirtung sowie Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents


Ihr Profil:

- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss
- Erfahrungen in vergleichbarer Position
- Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge
- gute Kenntnisse in Microsoft Office


Unsere Leistungen für Sie:

- unbefristeter Arbeitsvertrag
- übertarifliche Bezahlung
- Einstieg bei Top-Unternehmen und Marktführern in München
- Bewerbungscoaching und -optimierung durch einen erfahrenen Berater
- kompetente Betreuung


Fühlen Sie sich angesprochen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail an [email protected]

Gerne beantworten wir Ihnen auch Ihre Fragen telefonisch unter
089 / 30 90 40 50

Weitere Informationen über uns finden Sie auf
www.personalhansa.de

**Top Job – Dein Personaldienstleister aus Düsseldorf**
Seit über 30 Jahren bringen wir Menschen mit starken Unternehmen zusammen. Für unseren renommierten Kunden in München suchen wir **ab dem 01.07.2025** ein/e:

# **kaufmännische Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung im Bereich Property Management – Wohnen.**

### **Das erwartet Dich:**

- 📍 Einsatzort: Georg-Brauchle-Ring 23, 80992 München
- 📅 Projektlaufzeit: **01.07.2025 – 30.06.2026**
- 🕒 Arbeitszeit: **40 Stunden/Woche** (Vollzeit, Montag bis Freitag)
- 💼 Option auf langfristige Zusammenarbeit bei einem der führenden Immobilienunternehmen in Deutschland

### **Deine Aufgaben:**

- Allgemeine Sachbearbeitung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail- und Telefonkorrespondenz
- Unterstützung im **kaufmännischen und technischen Property Management**
- Mitarbeit bei **Stammdatenpflege**, **Forderungsmanagement**, **Rechnungsbearbeitung**
- Bearbeitung von **Kündigungen** sowie Unterstützung bei **Mietvertragsabschlüssen**
- Mitwirkung bei **Wohnungsabnahmen und -übergaben**
- Beauftragung kleinerer Maßnahmen an externe Dienstleister
- Ablage und Verwaltung von Wartungsverträgen und -nachweisen
- Korrespondenz mit Mietern, Dienstleistern und Behörden
- Pflege von Dokumenten in elektronischen Verwaltungssystemen

### **Das bringst Du mit:**

- Abgeschlossene **kaufmännische Ausbildung** oder vergleichbare Qualifikation
- Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten
- Strukturierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Kenntnisse in **MS Office**, idealerweise auch erste Erfahrung mit **SAP**
- Führerschein Klasse C ist ein Plus, aber keine Voraussetzung

### **Warum Top Job?**

- ✅ Persönliche und verbindliche Betreuung durch unser erfahrenes Team
- 💶 Faire und leistungsgerechte Vergütung – auf Wunsch nach Equal-Pay-Modell
- 🧾 Unkomplizierter Einstieg über Arbeitnehmerüberlassung mit langfristiger Perspektive
- 🏆 Zusammenarbeit mit einem ausgezeichneten Arbeitgeber der Immobilienbranche

### **Interesse geweckt? Jetzt bewerben!**

Sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Startdatum, Gehaltswunsch) bitte per Mail im PDF-Format an:

📧 **[email protected]**
📞 Bei Fragen erreichst Du uns unter: **0211 22030500**

**Top Job Personal GmbH**
Herr Alex Hahl
Grabenstraße 5
40213 Düsseldorf
🌐 [www.topjobpersonal.de](http://www.topjobpersonal.de)

Unser Angebot:

- Spannende Jobs bei interessanten Unternehmen wie Airbus Operations, Airbus Defence Space, Premium Aerotec sowie der luftfahrt- und raumfahrttechnischen Zuliefererindustrie
- Attraktive und leistungsgerechte Gehaltskonditionen
- Umfangreiches Mitarbeiter-Benefit-Programm Orizon PlusPunkte
- Passende Fortbildungsmaßnahmen im Rahmen Ihrer Tätigkeiten
- Bis zu 30 Tage Jahresurlaub
- Persönliche Betreuung und qualifizierte Beratung an den Unit Aviation Standorten wie z.B. Hamburg-Finkenwerder, Stade, Augsburg, München oder Bremen

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Für unseren renommierten Kunden aus der Luft- und Raumfahrtindustrie im Raum München sind Sie als Personalsachbearbeiter (m/w/d) tätig. Die Stelle ist befristet für 6 Monate.

Ihre Aufgaben:

- Verfassen hochwertiger qualifizierter Arbeitszeugnisse, die den Unternehmensstandards und gesetzlichen Bestimmungen entsprechen
- Kompetenter Ansprechpartner für Führungskräfte im Rahmen der Arbeitszeugniserstellung
- Einholen der notwendigen Zeugnisangaben und Bewertungen bei Führungskräften und Nachhalten der Rückmeldungen
- Prüfung, Abstimmung und Klärung zeugnisrelevanter Fragestellungen mit Führungskräften und Mitarbeiter:innen
- Recherche von Daten für die Zeugniserstellung in SAP HR und in der digitalen Personalakte der Mitarbeiter:innen
- Management des Zeugnisprozesses mit Hilfe verschiedener Tools
- Bearbeitung von Anfragen im HR Service Management Tool
- Erfassung und Pflege von Stammdaten in SAP HR und Sicherstellung der Datenqualität
- Betreuung des Eintrittsprozesses insbesondere im Hinblick auf Erfassung von Stammdaten in SAP HR
- Erstellen von Dokumenten und Bescheinigungen
- Administration, Scan und Pflege der digitalen Personalakte für Mitarbeiter:innen

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrungen in HR-Prozessen/HR-Sachbearbeitung, insbesondere in Rechtssicheren Arbeitszeugnissen
- Sicherer Umgang mit MS Office und SAP HR
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Ihr Partner:

Die Orizon GmbH ist Ihr kompetenter Partner, wenn es darum geht, am Arbeitsmarkt Profil zu zeigen. Unsere individuelle Beratung stellt sicher, dass Sie den Job finden, der am besten zu Ihnen passt. Zu unseren Leistungsbereichen als einem der Top 15 der deutschen Personaldienstleister gehören die Personalüberlassung und Personalvermittlung von Fachkräften ebenso wie Führungskräften aus allen Berufsfeldern.
Die Orizon Unit “Aviation” ist der Experte für die Personalüberlassung sowohl in der Luftfahrt als auch in der Raumfahrt und bietet Ihnen mit ausgezeichneter Branchenerfahrung interessante Perspektiven in diesem Bereich. Wenn Sie über eine entsprechende Qualifikation verfügen und Interesse an einer Tätigkeit in dem spannenden Gebiet der Luftfahrt und Raumfahrt haben oder bereits über Branchenerfahrung verfügen, sind Sie bei uns genau richtig.

Bewerbung und Rückfragen:

Wir freuen uns auf aussagekräftige Bewerbungsunterlagen unter Angabe der ID-Nummer, gerne per Email über die angegebene Email-Adresse oder als Online-Bewerbung über den Bewerbungs-Button in dieser Anzeige.
Der richtige Job war noch nicht in unseren aktuellen Anzeigen? Wir nehmen auch gerne Initiativbewerbungen an. Wir melden uns, wenn ein Jobangebot passt.
Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst: www.orizon.de/datenschutzvereinbarungen

Gemeinsam mehr erreichen!

Für unsere Kunden in München suchen wir einen Office Manager (gn) ab sofort in Vollzeit.

Ihre Aufgaben:

- Abwicklung aller Tätigkeiten eines modernen Office Managements, wie Telefon, Korrespondenz, Terminmanagement, Bestellwesen
- Unterstützung der Geschäftsleitung und Berater in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
- Kommunikation mit externen Dienstleistern und Koordination des Gebäudemanagements
- Betreuung von Meetings, Gästeempfang und -bewirtung sowie Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents


Ihr Profil:

- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss
- Erfahrungen in vergleichbarer Position
- Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge
- gute Kenntnisse in Microsoft Office


Unsere Leistungen für Sie:

- unbefristeter Arbeitsvertrag
- übertarifliche Bezahlung
- Einstieg bei Top-Unternehmen und Marktführern in München
- Bewerbungscoaching und -optimierung durch einen erfahrenen Berater
- kompetente Betreuung


Fühlen Sie sich angesprochen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail an [email protected]

Gerne beantworten wir Ihnen auch Ihre Fragen telefonisch unter
089 / 30 90 40 50

Weitere Informationen über uns finden Sie auf
www.personalhansa.de

**Top Job – Dein Personaldienstleister aus Düsseldorf**
Seit über 30 Jahren bringen wir Menschen mit starken Unternehmen zusammen. Für unseren renommierten Kunden in München suchen wir **ab dem 01.07.2025** ein/e:

# **kaufmännische Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung im Bereich Property Management – Wohnen.**

### **Das erwartet Dich:**

- 📍 Einsatzort: Georg-Brauchle-Ring 23, 80992 München
- 📅 Projektlaufzeit: **01.07.2025 – 30.06.2026**
- 🕒 Arbeitszeit: **40 Stunden/Woche** (Vollzeit, Montag bis Freitag)
- 💼 Option auf langfristige Zusammenarbeit bei einem der führenden Immobilienunternehmen in Deutschland

### **Deine Aufgaben:**

- Allgemeine Sachbearbeitung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail- und Telefonkorrespondenz
- Unterstützung im **kaufmännischen und technischen Property Management**
- Mitarbeit bei **Stammdatenpflege**, **Forderungsmanagement**, **Rechnungsbearbeitung**
- Bearbeitung von **Kündigungen** sowie Unterstützung bei **Mietvertragsabschlüssen**
- Mitwirkung bei **Wohnungsabnahmen und -übergaben**
- Beauftragung kleinerer Maßnahmen an externe Dienstleister
- Ablage und Verwaltung von Wartungsverträgen und -nachweisen
- Korrespondenz mit Mietern, Dienstleistern und Behörden
- Pflege von Dokumenten in elektronischen Verwaltungssystemen

### **Das bringst Du mit:**

- Abgeschlossene **kaufmännische Ausbildung** oder vergleichbare Qualifikation
- Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten
- Strukturierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Kenntnisse in **MS Office**, idealerweise auch erste Erfahrung mit **SAP**
- Führerschein Klasse C ist ein Plus, aber keine Voraussetzung

### **Warum Top Job?**

- ✅ Persönliche und verbindliche Betreuung durch unser erfahrenes Team
- 💶 Faire und leistungsgerechte Vergütung – auf Wunsch nach Equal-Pay-Modell
- 🧾 Unkomplizierter Einstieg über Arbeitnehmerüberlassung mit langfristiger Perspektive
- 🏆 Zusammenarbeit mit einem ausgezeichneten Arbeitgeber der Immobilienbranche

### **Interesse geweckt? Jetzt bewerben!**

Sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Startdatum, Gehaltswunsch) bitte per Mail im PDF-Format an:

📧 **[email protected]**
📞 Bei Fragen erreichst Du uns unter: **0211 22030500**

**Top Job Personal GmbH**
Herr Alex Hahl
Grabenstraße 5
40213 Düsseldorf
🌐 [www.topjobpersonal.de](http://www.topjobpersonal.de)

**Top Job – Dein Personaldienstleister aus Düsseldorf**
Seit über 30 Jahren bringen wir Menschen mit starken Unternehmen zusammen. Für unseren renommierten Kunden in München suchen wir **ab dem 01.07.2025** ein/e:

# **kaufmännische Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung im Bereich Property Management – Wohnen.**

### **Das erwartet Dich:**

- 📍 Einsatzort: Georg-Brauchle-Ring 23, 80992 München
- 📅 Projektlaufzeit: **01.07.2025 – 30.06.2026**
- 🕒 Arbeitszeit: **40 Stunden/Woche** (Vollzeit, Montag bis Freitag)
- 💼 Option auf langfristige Zusammenarbeit bei einem der führenden Immobilienunternehmen in Deutschland

### **Deine Aufgaben:**

- Allgemeine Sachbearbeitung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail- und Telefonkorrespondenz
- Unterstützung im **kaufmännischen und technischen Property Management**
- Mitarbeit bei **Stammdatenpflege**, **Forderungsmanagement**, **Rechnungsbearbeitung**
- Bearbeitung von **Kündigungen** sowie Unterstützung bei **Mietvertragsabschlüssen**
- Mitwirkung bei **Wohnungsabnahmen und -übergaben**
- Beauftragung kleinerer Maßnahmen an externe Dienstleister
- Ablage und Verwaltung von Wartungsverträgen und -nachweisen
- Korrespondenz mit Mietern, Dienstleistern und Behörden
- Pflege von Dokumenten in elektronischen Verwaltungssystemen

### **Das bringst Du mit:**

- Abgeschlossene **kaufmännische Ausbildung** oder vergleichbare Qualifikation
- Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten
- Strukturierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Kenntnisse in **MS Office**, idealerweise auch erste Erfahrung mit **SAP**
- Führerschein Klasse C ist ein Plus, aber keine Voraussetzung

### **Warum Top Job?**

- ✅ Persönliche und verbindliche Betreuung durch unser erfahrenes Team
- 💶 Faire und leistungsgerechte Vergütung – auf Wunsch nach Equal-Pay-Modell
- 🧾 Unkomplizierter Einstieg über Arbeitnehmerüberlassung mit langfristiger Perspektive
- 🏆 Zusammenarbeit mit einem ausgezeichneten Arbeitgeber der Immobilienbranche

### **Interesse geweckt? Jetzt bewerben!**

Sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Startdatum, Gehaltswunsch) bitte per Mail im PDF-Format an:

📧 **[email protected]**
📞 Bei Fragen erreichst Du uns unter: **0211 22030500**

**Top Job Personal GmbH**
Herr Alex Hahl
Grabenstraße 5
40213 Düsseldorf
🌐 [www.topjobpersonal.de](http://www.topjobpersonal.de)