Sekretär*in / Assistent*in des Vorstands (m/w/d) (Fachkaufmann/-frau - Büromanagement)

وصف الوظيفة

 
Die AVU ist der Energie- und Wasserversorger für Privat- und Geschäftskunden im Ennepe-Ruhr-Kreis. Über 440 Mitarbeiter*innen sind täglich für die AVU-Unternehmen (AVU AG, AVU Netz GmbH, AVU Serviceplus GmbH) und die zuverlässige Energieversorgung unserer Region im Einsatz. Die AVU ist ein traditionsreicher und familiärer Energiedienstleister, der seit über 110 Jahren eng mit den Städten, Unternehmen und den Menschen in der Region verbunden ist.

Jeden Tag tragen wir Verantwortung für unsere Kundinnen und für unsere Mitarbeiterinnen. Daher investieren wir viel Energie, um unsere Mitarbeiter*innen zu unterstützen: mit flexiblen Arbeitszeiten, Angeboten zur Gesundheitsförderung, zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf und vielem mehr. Das Meistern künftiger Herausforderungen der Branche sowie die Anforderungen eines dynamischen Marktes und der Energiewende bietet Ihnen einen Job der Zukunft.

Für unseren Vorstand suchen wir Sie als Sekretärin / Assistentin (m/w/d).

In dieser Rolle übernehmen Sie eine Schlüsselposition in unserem Unternehmen. Sie sorgen dafür, dass die Abläufe rund um unseren Vorstand reibungslos funktionieren und sind erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte auf höchster Ebene. Sie unterstützen in dieser verantwortungsvollen Position unseren Vorstand sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch in strategischen und repräsentativen Aufgaben.

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (38 Stunden).

Effiziente Organisation und Koordination des Tagesablaufs
Sie verwalten den Terminkalender des Vorstands, koordinieren Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen und sorgen für eine optimale Vorbereitung aller Termine. Sie behalten den Überblick über Fristen und Prioritäten und entlasten den Vorstand durch eine vorausschauende Planung.

Souveräne Kommunikation und Korrespondenz
Sie übernehmen die schriftliche und mündliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern - von Mitarbeitenden bis hin zu hochrangigen Geschäftspartner*innen. Sie formulieren E-Mails, Briefe und Präsentationen stilsicher und in einwandfreiem Deutsch.

Empfang und Betreuung von Gästen
Als Visitenkarte unseres Unternehmens empfangen und betreuen Sie Gäste mit einem ausgeprägten Sinn für exzellenten Service. Sie sorgen für eine angenehme Atmosphäre und kümmern sich mit größter Sorgfalt um deren Wohlbefinden.

Proaktive Unterstützung in organisatorischen und administrativen Belangen
Sie erkennen, wo Unterstützung erforderlich ist, und handeln eigenständig. Sei es bei der Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, der Erstellung von Reports oder der Koordination interner Prozesse.

- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und eine abgeschlossene Fortbildung im Bereich Sekretariat / Assistenz (z.B. „Fachkaufmann Büromanagement (m/w/d)“ oder „Geprüfter Management-Assistent (m/w/d)“).
- Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
- Sie sind ein ausgeprägtes Organisationstalent und haben eine strukturierte, priorisierte und vorausschauende Arbeitsweise.
- Ein souveränes, freundliches und professionelles Auftreten sowie ausgezeichnete Umgangsformen zeichnen Sie aus.
- Absolute Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität sind für Sie selbstverständlich.
- Sie haben hervorragende Kommunikationsfähigkeiten der deutschen Sprache sowohl in Wort als auch in Schrift.
- Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und digitalen Tools.
- Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität runden Ihr Profil ab
- umfangreiche Mö...