Projektassistenz (m/w/d) – Neubau Klärschlammverbrennungsanlage (Projektassistent/in)

Über Advellence GmbH Hohe Marktreputation oder lieber
Start-Up-Feeling? Starkes Wachstum oder lieber flache Hierarchien? Bei
uns musst du dich nicht entscheiden – als deutsch-schweizerisches
Team vereinen wir immer das Beste aus zwei Welten. Unser Name steht
seit 1998 für Zuverlässigkeit und Innovation. Wir setzen hohe
Qualitätsansprüche, agieren kundenorientiert, flexibel und
nachhaltig. Mit außergewöhnlichem Einsatz und der Leidenschaft für
Informationstechnologien begeistern und verblüffen wir unsere Kunden
immer wieder aufs Neue. Was erwartet dich? Du unterstützt die
Geschäftsleitung und das Projektteam bei Planung, Organisation und
Nachverfolgung von Projekten Du erstellst und bereitest
Präsentationen, Dokumentationen und Reports professionell auf Du
organisierst Meetings, Geschäftsreisen und übernimmst die
Reisekostenabrechnungen Du bist verantwortlich für das Controlling
und Monitoring projektübergreifender Aufgaben Du arbeitest eng mit
Softwarepartnern und Lieferanten zusammen Du kannst, wenn gewünscht,
kleinere Projekte, insbesondere im Bereich Softwareeinführung,
eigenständig übernehmen Was solltest du mitbringen? Du bringst eine
abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare
Qualifikation mit Erfahrung im Projektmanagement oder in einer
Assistenzfunktion mit, idealerweise im IT-Umfeld Du hast eine
Affinität für Zahlen und ein gutes technisches Verständnis Du
arbeitest strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert Du bist
kommunikationsstark und teamfähig Du gehst sicher mit MS Office um
und hast ein gutes Gespür für Gestaltung, insbesondere bei der
Erstellung ansprechender Präsentationen oder grafischer Inhalte Du
hast fließende Deutsch- (C2-Niveau) und gute Englischkenntnisse in
Wort und Schrift (mind. C1-Niveau) Du bist an mindestens drei Tagen
pro Woche vor Ort dabei, während wir dir gleichzeitig Flexibilität
und mobiles Arbeiten ermöglichen, je nach Projektsituation Was bieten
wir dir? Nachhaltigkeit: Wir legen Wert auf nachhaltiges Handeln und
bieten ausgezeichnete Anbindungen an den öffentlichen Verkehr. Unser
Unternehmen ist ISO-zertifiziert. Tolle Kollegen und Zusammenhalt:
Neben der Arbeit schaffen wir Raum für gemeinsame Aktivitäten. Wir
pflegen einen kollegialen und offenen Umgang. Ob Ski-Event, Sommerfest
oder einfach ein Grillabend auf unserer Terrasse – alle sind
herzlich willkommen. Work-Life-Balance: Bei uns sind Früchte,
Getränke und ergonomische Arbeitsplätze Standard. Wir unterstützen
flexible Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle. Entwicklungsmöglichkeiten:
Bei uns stehen die Mitarbeitenden im Mittelpunkt. In unserem
interdisziplinären Umfeld kannst du dich weiterentwickeln und deine
Karriere vorantreiben. Vergütung: Wir bieten marktgerechte Gehälter,
und wer uns neue Kollegen/Kolleginnen empfiehlt, profitiert von einer
Vermittlungsprovision. Das ist eine lohnende Investition! Zur
Bewerbung Unser Jobangebot Projektassistenz für Projektmanagement
(m/w/d) klingt vielversprechend? Bei unserem Partner Workwise ist eine
Bewerbung für diesen Job in nur wenigen Minuten und ohne Anschreiben
möglich. Anschließend kann der Status der Bewerbung live verfolgt
werden. Wir freuen uns auf eine Bewerbung über Workwise . Die
Workwise GmbH sucht im Rahmen der Personalvermittlung für den Kunden
Advellence GmbH.

Im Referat Forschung und Karriereentwicklung der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:

Sachbearbeiter*in (m/w/d) Projektcontrolling in der Lokalen Stabsstelle des Netzwerks Universitätsmedizin

Die Medizinische Fakultät OWL ist zusammen mit dem Universitätsklinikum OWL (UK OWL) Mitglied im vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderten Netzwerk Universitätsmedizin (NUM). Die Koordination der lokalen Aktivitäten und Projektbeteiligungen übernimmt die Lokale Stabsstelle am Standort. Diese ist an der Medizinischen Fakultät OWL im Referat für Forschung  Karriereentwicklung angesiedelt.
Im Team der Lokalen Stabstelle übernehmen Sie eigenständig und verantwortlich die Administration und Finanzcontrolling der Forschungsprojekte. Zudem sind Sie in der Beratung der Forscher*innen der Fakultät und des UK OWL tätig, arbeiten mit den weiteren beteiligten administrativen Bereichen der Universität und der Krankenhausträger des UK OWL eng zusammen und unterstützen die weiteren Aktivitäten der Lokalen Stabstelle.

Vorbehaltlich der Projektbewilligung bieten wir Ihnen eine vielseitige Aufgabe in einem interdisziplinären Team mit kurzen Abstimmungswegen und offener, wertschätzender Gesprächskultur.

Ihre Aufgaben

- Drittmittelmanagement/Administrationsaufgaben im BMBF-geförderten Verbundprojekt Netzwerk Universitätsmedizin (70 %)
- Unterstützung und Beratung der Projektleitungen des UK OWL und der Medizinischen Fakultät bei der Stellung von Projektanträgen in Bezug auf formale Vorgaben und Budgetplanung
- eigenständige Finanzplanung und -überwachung der Projektbudgets
- Erstellung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen sowie Unterstützung bei Umwidmungs-/Entsperrungsbedarfen
- Prüfung der Einhaltung formaler gesetzlicher und drittmittelgeberspezifischer Vorgaben
- Kommunikation mit der NUM-Koordinierungsstelle zu drittmittelbezogenen Angelegenheiten und universitären Verwaltungseinheiten
- Unterstützung der Stabsstellenleitung und der Referent*innen (30 %)
- Umsetzung des standortinternen Controllings in Abstimmung mit den relevanten Bereichen im Drittmittelmanagement an der Universität und dem UK OWL
- Mitarbeit bei Berichtsaufgaben der Lokalen Stabsstelle
- Unterstützung der Schnittstellenfunktion zur NUM Koordinierungsstelle (wie z. B. Sammlung und Aufbereitung von Informationen sowie Organisation der notwendigen Informationsflüsse; Umsetzung der Vorgaben der Koordinierungsstelle am Standort)
- organisatorische Unterstützung der Leitung der Lokalen Stabsstelle

Ihr Profil

Das erwarten wir

- abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellter bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffraumann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
- sehr gute und umfassende EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS-Office
- sicherer Umgang mit Zahlen sowie die Fähigkeit zum Umgang mit budgetrelevanten und förderrechtlichen Bestimmungen
- Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und lösungsorientierten Arbeiten
- großes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
- sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- sichere Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Gender- und Diversitykompetenz

Das wünschen wir uns

- nachgewiesene Berufserfahrung mit Bezug zum Aufgabenfeld
- mehrjährige Berufserfahrung in einem geeigneten Bereich
- Erfahrung im projekthaften und prozessorientierten Arbeiten
- Kenntnisse in der Anwendung von SAP SRM, SAP CO/PS und WMDx-Flow
- haushaltsrechtliche und/oder betriebswirtschaftliche Kenntnisse
- Kenntnisse in der Bewirtschaftung von Forschungsprojekten
- Erfahrungen im Finanzmanagement
- idealerweise Erfahrung in der Hochschulverwaltung sowie Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebes/Hochschulbereichs

Unser Angebot

- Vergütung nach E9a TV-L
- befristet bis zum 30.06.2030 (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG). Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich der noch ausstehenden Projektbewilligung.
- Teilzeit 60 %
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
- sicherer Arbeitsplatz
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- gute Verkehrsanbindung
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
- vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen: https://jobs.uni-bielefeld.de/job/apply/4241/sachbearbeiter-in-m-w-d-projektcontrolling-in-der-lokalen-stabsstelle-des-netzwerks-universitaetsmed?page_langde

Bewerbungsfrist : 07.05.2025

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

Deine Aufgaben

Als Projektassistenz (m/w/d) unterstützt du die Projektleitung in Teilzeit (ca. 25 Stunden pro Woche) durch die eigenverantwortliche Durchführung verschiedener administrativer und kaufmännischer Aufgaben. Du bist das Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen und Lieferanten und bringst dich aktiv im Projektmanagement für die Errichtung einer Klärschlammverbrennungsanlage ein.

- Vorbereiten, Koordinieren und Nachbereiten von internen und externen Terminen
- Erstellen von Gesprächsprotokollen, Statistiken und Dokumentationen
- Prüfen und Kontrollieren von Rechnungen
- Übernehmen von telefonischen und schriftlichen Korrespondenzen

Dein Profil

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte:r (m/w/d) oder eine vergleichbare Ausbildung.

- Bestenfalls Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion sowie erste Erfahrungen in projektunterstützenden Aufgaben
- Schnelle Auffassungs­gabe sowie selbst­ständige und struktu­rierte Arbeits­weise
- Starke Kommunikationsfähigkeit und sehr gute organisatorische Kompetenzen
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse

Deine Benefits

- Betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Homeoffice-Regelung
- Leistungsgerechte Vergütung nach Tarifvertrag
- Firmenevents
- Kinderbetreuung
- Moderne und ergonomische Arbeitswelten
- Kostenloses Deutschlandticket
- Beteiligung am Unternehmenserfolg und Mitarbeiterkapitalbeteiligung
- Betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. Gesundheitsplattform „machtfit“
- Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten

Die Stelle ist befristet bis zum 30.06.2028.

Das sind wir

Abfall ist eine wertvolle Ressource für die Energieerzeugung. In unserer Anlage am Standort Bielefeld nutzen wir sein Potenzial. Der verantwortungsvolle Umgang mit der Anlagentechnik fordert von allen Beschäftigten eine qualifizierte Ausbildung und stets aktuelles Fachwissen – entsprechend vielfältig sind unsere Berufsfelder.

Hast du noch Fragen?

Stadtwerke Bielefeld GmbH
Recruiting und Personalmarketing
Laura Marie Mescher
Telefon: 0521 51- 49 61