Mitarbeiter*in für Belegprüfung / Büroassistenz (m/w/d) in Teilzeit (16,5 Stunden / Woche, TV-L E4

Die Verfasste Studierendenschaft sucht Unterstützung im Finanzteam und Büro.

Die Verfasste Studierendenschaft der Universität Heidelberg sucht **zum 01.01.2026** (Arbeitsbeginn Mitte/Ende Januar) unbefristet eine\*n Mitarbeiter\*in für Belegprüfung und Büroassistenz im Umfang von 71,4 Stunden im Monat (16,5 Stunden/Wo). Die Stelle wird vergütet nach TV-L E4.

Bei der Arbeit handelt es sich um wiederkehrende Aufgaben, die in Abstimmung mit den Aktiven in der Studierendenvertretung erfolgt. **Der Aufgabenbereich umfasst:**

- Unterstützung des Finanzteams bei der Überprüfung von eingehenden Abrechnungen auf formale Vollständigkeit anhand von Checklisten
- Nachforderung fehlender Unterlagen und Angaben bei Abrechnungen per Mail und Telefon
- Durchführung sonstiger Verwaltungsaufgaben im Bereich Finanzen
- Pflege von internen Datenbanken
- Unterstützung bei einfachen Büroaufgaben wie Ein- und Ausgang der Post
- Unterstützung im Bürobetrieb (z.B. Annahme von Telefonaten)
- Erfassung von Archiv- und Bibliotheksbeständen

Die Arbeit muss regelmäßig, wöchentlich, vor Ort erledigt werden. Die Arbeitszeiten werden in Absprache mit den zuständigen Stellen festgelegt.

**Dein Profil:**

- Kommunikationsfähigkeit im Team und nach außen
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Souveräner Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel wird vorausgesetzt
- Sorgfältige, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- proaktives Mitarbeiten an Verwaltungs- und Finanzabläufen
- Verfügbarkeit zur Arbeit vor Ort in Heidelberg
- Einschlägige Vorkenntnisse im Bereich Finanzen sowie von den Strukturen der Verfassten Studierendenschaft sind von Vorteil

**Was wir bieten:**

- Ein leistungsgerechtes Entgelt nach tariflichen Bedingungen
- Flexible Arbeitszeiten. Außerhalb von vereinbarten Anwesenheitszeiten und der gelegentlichen Teilnahme an Besprechungen kannst du deine Stunden frei einteilen.
- Zusammenarbeit in einem jungen, dynamischen Arbeitsumfeld
- Einarbeitung in die erwarteten Tätigkeiten

Frauen\* und BIPoC (Schwarze, Indigene und Menschen of Color) werden  insbesondere zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Menschen und chronisch Erkrankte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Wenn du dich bewerben willst, dann sende uns bis zum 15.12.2025 ein Motivationsschreiben, deinen Lebenslauf sowie weitere Bewerbungsunterlagen an [[email protected]](https://mailto:[email protected]). Wir werden dich dann gegebenenfalls zu einem Bewerbungsgespräch Anfang Januar in der Albert-Ueberle-Straße 3-5, 69120 Heidelberg einladen.

**Median-Verlag**
Ihr Fachverlag rund ums Hören!

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Termin in Teilzeit (16 Std.) **eine Büroassistenz (m/w/d)**

Die Median-Verlag von Killisch-Horn GmbH ist der Fachverlag rund ums Hören. In seiner mehr als 50-jährigen Firmengeschichte publiziert der Verlag Fachzeitschriften und Bücher, die sich mit der Thematik des Hörens in unterschiedlicher Weise befassen.

Sie haben Spaß am Organisieren und verlieren auch dann den Überblich nicht, wenn es etwas turbulenter zugeht. Sie sind engagiert, präzise und eine aufgeschlossene Persönlichkeit, die Freude an abwechslungsreichen Aufgaben hat.

**Zu Ihren Aufgaben zählen vor allem:**

- Büroorganisation und die administrative Unterstützung des Verlages
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Verwaltung der Ablage und selbständige Abwicklung von Korrespondenz
- Verwaltung und Bestellung des Büromittelbedarfs und allgemeiner Verbrauchsmaterialien
- Planung, Vorbereitung und Koordination von Sitzungen
- Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
- Selbständige Erstellung von Honorar-Abrechnungen
- Zeitweise Übernahme der Telefonzentrale

**Idealerweise verfügen Sie** über eine kaufmännische oder- vergleichbare Ausbildung. Sie beherrschen sicher die deutsche Sprache in Wort und Schrift und verfügen über gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen.

Dann würden wir uns freuen, Sie in unserem Team begrüßen zu dürfen.

 Ansprechpartnerin: Frau Petra Viola Meiser
Telefon: (06221) 90509-17 · E-Mail: [email protected]

Wir freuen uns auf Ihre aussagefähige Bewerbung.

**Median-Verlag** von Killisch-Horn GmbH | Im Breitspiel 11 a | 69126 Heidelberg

Die Safetec GmbH ist ein eigenständiges Unternehmen des Energiekonzerns E.ON SE mit Hauptsitz in der schönen Studentenstadt Heidelberg am Neckar.
In den vergangenen 30 Jahren hat sich die Safetec zum Markt- und Technologieführer in Sachen Strahlenschutz und kerntechnischem Rückbau entwickelt. Wir stehen unsere Kunden während des kompletten Lebenszyklus einer kerntechnischen Anlage vom Bau, über den Betrieb bis hin zum Rückbau kompetent und beratend zur Seite. Mit rund 700 Mitarbeitenden sowie innovativen Technologien und Lösungen leisten wir einen entscheidenden Beitrag zum Gelingen des kerntechnischen Rückbaus in Deutschland.
Du bist auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung in einer Branche mit sicherer Zukunftsperspektive und hoher gesellschaftlicher Relevanz? Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Teamassistenz am Standort Heidelberg. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Unser Angebot

* Stabilität: Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit Bezahlung nach IG-Metall-Tarif inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
* Work-Life-Balance: 30 Tage Jahresurlaub und flexibles Arbeitszeitkonto geben dir genügend Freiraum
* Starke Firmenkultur: Dich erwarten flache Hierarchien und eine Duz-Kultur. Als Teil unseres engagierten Teams genießt du die offene, durch echte Teamarbeit geprägte Arbeitsatmosphäre
* Sicherheit für die Zukunft: Wir sichern dich mit einer betrieblichen Altersvorsorge und einer Krankenzusatzversicherung (Sehhilfe, Zahnersatz, Krankentagegeld) zusätzlich ab
* Weitere Goodies: JobRad, Corporate Benefits und vieles mehr

Deine Aufgaben

* Du unterstützt mehrere Fachbereiche bei administrativen, organisatorischen und kommunikativen Tätigkeiten
* Dazu gehören auch Aufgaben aus dem Bereich Mitarbeitermanagement, wie das On- und Offboarding, die Verwaltung von Arbeitsmitteln und die Abwicklung von Reisekosten
* Außerdem erstellst du Mitarbeiterprofile und Qualifikationsnachweise, bearbeitest interne Bestellanforderungen und organisierst Dienstreisen
* Du bist auch Ansprechpartner für MitarbeiterInnen, Kunden und Behörden und vertrittst die Empfangs- sowie andere Bereichsassistenzen

Dein Profil
Für diese vielseitige Position suchen wir eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit, die durch ihre Flexibilität und Eigenständigkeit überzeugt. Zu den wichtigsten Voraussetzungen gehören:

* Berufserfahrung: Idealerweise kannst du bereits auf 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz zurückgreifen
* Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein: Du arbeitest sorgfältig und zuverlässig, um die reibungslose Unterstützung verschiedener Fachbereiche sicherzustellen
* Eigenständiges Arbeiten: Du bist in der Lage, Aufgaben selbstständig zu organisieren und Prioritäten zu setzen
* Gute Office-Kenntnisse: Der sichere Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ist Voraussetzung, um interne Dokumente, Berichte und Bestellanforderungen effizient zu bearbeiten
* Kommunikationsstärke: Du trittst sicher und freundlich im Kontakt mit Mitarbeitenden, Kunden und Behörden auf und sprichst neben verhandlungssicherem Deutsch auch gutes Englisch
* Flexibilität: Da Sie auch als Springer fungieren, sind Sie bereit, kurzfristig Aufgaben in unterschiedlichen Bereichen zu übernehmen und sich schnell auf neue Anforderungen einzustellen

Erkennst du dich hierin wieder? Dann bewirb dich jetzt!
Wir freuen wir uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Lebenslaufes, Ausbildungszeugnis und kurzem Anschreiben, in dem du uns von deiner Motivation erzählst, einen Beitrag zur Energiewende zu leisten.
Für deine Fragen stehen wir, Johannes und Nora aus dem Recruiting, Dir gerne zur Verfügung!

### Wir suchen ab sofort eine/n Assistenz Kundenportal (w/m/d) in der Agentur für Arbeit (Arbeitsort Heidelberg)

### Referenzcode: 2025_E_002310

### Arbeitsumfeld

Engagement für Menschen und Gesellschaft: dafür steht die Bundesagentur für Arbeit (BA). Wir beraten. Wir sichern. Wir entwickeln und unterstützen. Rund 113.000 Mitarbeitende leisten dazu täglich ihren Beitrag, um gemeinsam das Leben unserer Kundinnen und Kunden ein Stück besser zu machen.

Möchten auch Sie Menschen voranbringen sowie soziale Verantwortung in einer abwechslungsreichen und vielfältigen Tätigkeit übernehmen? Werden Sie Teil der größten Dienstleisterin für den deutschen Arbeitsmarkt. Gemeinsam machen wir Menschen Mut und bringen sie voran.

### Aufgaben und Tätigkeiten

- Sie arbeiten am Empfang für die Jugendberufsagentur (JUBA) und betreuen dort junge Menschen (allgemeine Auskünfte und entweder eine Sofortberatung oder einen Termin mit den Integrationsfachkräften / Berufsberatern vermitteln)
- Bei Bedarf geben Sie entsprechende Unterlagen (z.B. Antragsunterlagen) aus.
- Sie beantworten allgemeine Fragen unserer Kundinnen und Kunden

### Voraussetzungen

- eine abgeschlossene Berufsausbildung (idealerweise im kaufmännischen Bereich)
- alternativ einen mittleren Bildungsabschluss und eine mindestens zweijährige Berufserfahrung, mit Aufgabeninhalten und Anforderungen, die mit der ausgeschriebenen Tätigkeit vergleichbar sind

Die fachliche Kompetenz ist wichtig, aber genauso wichtig für eine Karriere bei der BA ist Ihre Persönlichkeit. Wenn Sie zusätzlich noch folgende Eigenschaften mitbringen, dann sind Sie bei uns richtig:

- kundenorientiertes Handeln sowie Fingerspitzengefühl im Umgang mit jungen Menschen
- eine positive Grundeinstellung gegenüber allen Menschen sowie eine hohe Akzeptanz des Systems der sozialen Sicherung in der Bundesrepublik Deutschland
- IT-Affinität bzw. die Bereitschaft, sich in neue IT-Verfahren einzuarbeiten
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches Auftreten

### Wir bieten

- eine strukturierte individuelle Einarbeitung in einem sinnstiftenden Tätigkeitsumfeld
- Karrierechancen – attraktive Entwicklungsmöglichkeiten in jeder Lebensphase, durchlässige Aufstiegswege
- eine Bezahlung nach Tätigkeitsebene VI des Tarifvertrages für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag), plus Zulage
- Verdienstmöglichkeiten - je nach Vorerfahrung - von 2.805 € bis 3.730 € monatlich.
- eine Personalpolitik, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördert (Flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice etc.) und ihre Beschäftigten z.B. mit Hilfe des Betrieblichen Gesundheitsmanagements unterstützt
- einen Zuschuss zum Deutschland Ticket als Jobticket
- eine gute Erreichbarkeit: Unsere Dienstgebäude sind gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder auch dem privaten PKW zu erreichen.

Wir leben Diversity: Bei der Bundesagentur unterscheiden wir nicht nach ethnischer oder sozialer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Alter oder sexueller Identität.

Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten behinderten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Wir glauben fest daran, dass jeder Mensch wertvoll ist und seine Fähigkeiten und Talente einbringen kann. Mit unserer Inklusionsvereinbarung setzen wir uns als Arbeitgeber Bundesagentur für Arbeit aktiv für Inklusion und Diversität ein: Bei uns ist jeder 10. Beschäftigte ein Mensch mit Schwerbehinderung!

Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, z.B.

• bei der Gestaltung des Arbeitsumfeldes: unsere technischen Berater*innen prüfen die individuell notwendige Arbeitsplatzausstattung und unterstützen Sie bei der behinderungsspezifischen Ausstattung Ihres künftigen Arbeitsplatzes.

• im achtsamen Umgang miteinander durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Schwerbehindertenvertretungen.

Wir bieten alle Vorteile eines staatlichen Arbeitgebers mit einer modernen Unternehmenskultur. Sozial, inklusiv und digital.

Dieses Angebot ist insbesondere auch für schwerbehinderte/mobilitätseingeschränkte Menschen sehr gut geeignet. Der Arbeitsplatz ist barrierefrei im Erdgeschoss, in direkter Nähe zum Heidelberger Hauptbahnhof.

Die Einstellung erfolgt mit einem befristeten Vertrag mit 12 Monaten Laufzeit mit der Möglichkeit der Verlängerung.

## **Über uns**

Wir bei erdfisch sind seit fast 20 Jahren Expert:innen für Open-Source-Weblösungen mit Drupal. Damit unser Team sich voll auf spannende Projekte konzentrieren kann, suchen wir eine strukturierte und engagierte Persönlichkeit für unser Office-Management.

Du übernimmst eine zentrale Rolle in unserem Team – bei dir laufen viele organisatorische Fäden zusammen. Unsere bisherige Kollegin übergibt dir eine gut organisierte Basis, und wir sorgen für eine sorgfältige Einarbeitung, damit du dich von Anfang an wohlfühlst.

## **Deine Aufgaben**

Du sorgst im Hintergrund dafür, dass bei uns alles rundläuft:

### **Organisation & Administration**

- Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern (E-Mails, Schriftverkehr)
- Planung und Organisation von Team-Events, Reisen und Eventbesuchen
- Pflege unseres CRM-Systems und strukturierte Datenverwaltung
- Unterstützung der Geschäftsleitung, des Projektmanagement-Teams und des Teams in administrativen Aufgaben
- Verwaltung und Pflege von Geburtstagen und Jahrestagen im Team – du sorgst dafür, dass kein besonderer Anlass übersehen wird
- Unterstützung des Teams im Remote-Setup – du sorgst dafür, dass alle optimal arbeiten können, auch wenn selten jemand im Büro ist

### **Finanzen & Buchhaltung (zusammen mit externen Dienstleistern)**

- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
- Schnittstelle zu Steuerberatern, Kunden und Gesellschaftern
- Unterstützung bei Rechnungsabwicklung und Zahlungsverwaltung
- Pflege von Kosten- und Ausgabendaten für das Controlling

### **Personal & HR-Administration**

- Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten, Urlaubs- und Krankheitsmeldungen
- Vorbereitung und Verwaltung von Arbeitsverträgen
- Organisation und Verwaltung von Schulungen (Arbeitsschutz, Datenschutz, KI-Kompetenz)
- Betreuung von Benefits wie Essensgutscheinen oder Zuschüssen

### **Bewerbungsmanagement & Datenschutz**

- Bearbeitung und Verwaltung von Bewerbungen
- DSGVO-konforme Datenpflege und Löschung
- Unterstützung bei der Pflege von Datenschutzdokumenten

### **Das bringst du mit**

- Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office-Management, Personal oder Verwaltung
- Strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise
- Affinität für digitale Prozesse und Open-Source-Tools
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Idealerweise Erfahrung mit Ticketsystemen wie Jira
- Kenntnisse in DATEV-Anwendungen sind ein Plus, aber kein Muss

## **Das bieten wir dir**

- Maximale Flexibilität: Arbeite so, wie es zu deinem Leben passt – perfekt für alle, die Job und Familie vereinen wollen.
- Hybrides Arbeiten: Homeoffice-Option mit mindestens einem Bürotag pro Woche für den persönlichen Austausch.
- Klare Strukturen & flache Hierarchien: Wir legen Wert auf Transparenz und ein wertschätzendes Miteinander.
- Faire Arbeitszeiten: Transparente Zeiterfassung und Überstundenausgleich – echte Work-Life-Balance.
- Sicherheit & Perspektive: Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss (nach der Probezeit).
- Weiterentwicklung, die zu dir passt: Konferenzen, Zertifizierungen und individuelle Förderung.
- Ein starkes Team: Eine offene, wertschätzende und kreative Arbeitskultur.
- Moderne Ausstattung: Ergonomische Arbeitsplätze und leistungsfähige Geräte für produktives Arbeiten.
- Gestaltungsspielraum: Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Freiheit für eigene Ideen.
- Unterstützung ab Tag eins: Ein Team, das dich fördert und in deiner Rolle wachsen lässt.
- Ein Umfang von 15 Wochenstunden

## **So bewirbst du dich**

Wir suchen keine 08/15-Bewerbungen, sondern Menschen! Schreib uns einfach per E-Mail an [[email protected]](https://mailto:[email protected]) – formlos, persönlich, gern auch per Video.

### **Was passiert nach deiner Bewerbung?**

- Sofortige Bestätigung: Du bekommst direkt eine Rückmeldung.
- Persönlicher Austausch: Wir melden uns bei dir, um Fragen zu klären und ein Kennenlernen zu vereinbaren.
- Flexibilität auch hier: Gespräche sind auch abends oder am Wochenende möglich.

**Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!**

Die Verfasste Studierendenschaft der Universität Heidelberg sucht zur Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben eine befristete „Büroaushilfe im administrativen Bereich” für die Zeit zwischen dem 01.11.2024 und dem 28.02.2025.

Arbeitszeit: 12 Stunden/Woche (ca. 30 % einer vollen Stelle)

Die wesentlichen Aufgaben sind (jeweils in Abstimmung mit den Verantwortlichen auf zentraler und dezentraler Ebene, insbesondere auf Anweisung von der Beauftragten für den Haushalt):

**Finanzen**

• Prüfung eingehender Abrechnungen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit

• Nachfordern von Belegen (überwiegend schriftlich)

• Zuarbeit bei weiteren Abläufen im Finanzbereich

**Allgemeine Büroarbeiten**

• Zuarbeit bei den allgemeinen Büroarbeiten (Annahme von Lieferungen, Telefonaten etc.)

• Zuarbeit bei weiteren anfallenden Arbeiten wie Inventarisierung, Formatierung von Formularen, Rundmails, Merkblättern etc.

• weitere kleinere Arbeiten (wie Eintragen von Sitzungsterminen in online-Kalender)

**Anforderungsprofil:**

• Sorgfalt und Zuverlässigkeit

• eigenständiges Arbeiten

• Interesse an der studentischen Selbstvertretung

• proaktives Mitarbeiten an Verwaltungs- und Finanzabläufen

Einschlägige Kenntnisse im Bereich Finanzen sowie der Strukturen der Verfassten Studierendenschaft (VS) sind wünschenswert, aber nicht zwingend. Erwartet wird aber die Bereitschaft, sich aktiv in diese einzuarbeiten. Anwenderkenntnisse im IT-Bereich (Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, E-Mail) sind erwünscht, aber nicht Bedingung. Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber nicht Bedingung.

Die Arbeit erfolgt im Team mit anderen Beschäftigten und Ehrenamtlichen.

Die Arbeit muss regelmäßig ein- bis zweimal wöchentlich vor Ort erledigt werden. Die Arbeitszeiten werden in Absprache mit der VS festgelegt. Arbeitsplatz ist das StuRa-Büro in der Albert-Ueberle-Str. Die Stelle ist vorläufig bis zum 28.02.2025 befristet.

Die Verfasste Studierendenschaft der Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte FLINTA* nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Schwerbehinderte Menschen und chronisch Erkrankte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Studierende werden bevorzugt eingestellt.

Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich in der zweiten Oktoberhälfte 2024 statt. Eine Einstellung zum 01.11.2024 wird angestrebt.

Bewerbungsfrist ist der 14.10.2024.

*Der Begriff "FLINTA" bezeichnet "Frauen, Lesben, Intergeschlechtliche, nichtbinäre, trans und agender Personen"

**Über uns:**
Das Heidelberger Schloss sucht eine zuverlässige Büroassistentin, die unser Team unterstützt und als erste Anlaufstelle für unsere Gäste agiert.

**Ihre Aufgaben:**

- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Büro
- Bearbeitung von E-Mails und Korrespondenz
- Organisation von Terminen und Meetings
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen
- Unterstützung bei der Kundenbetreuung und -beratung

**Ihr Profil:**

- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der telefonischen Kundenbetreuung
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches Auftreten
- Organisierte und selbständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen

**Wir bieten:**

- Ein modernes Arbeitsumfeld im Heidelberger Schloss
- Wettbewerbsfähiges Gehalt
- Ein angenehmes Teamklima und regelmäßige Teamevents
- Tarifgerechte und pünktliche Entlohnung
- Eigenverantwortliches Arbeiten
- Regelmäßige Feedbackgespräche

**Bewerbung:**
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen an [email protected]. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Mit Deinem Organisationstalent und einem Blick fürs das große Ganze unterstützt Du den Bereich Administration & Office am Empfang als Office Manager (m/w/d) und bist zentrale Anlaufstelle für Büro- und Reisemanagement und Korrespondenz. So sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf im Alltagsgeschäft.
Wir sind IT-Personaldienstleister und bringen talentierte IT Experts mit spannenden Kundenprojekten namhafter Unternehmen in ganz Deutschland zusammen.

Wir suchen Dich als Office Manager (m/w/d) ab Januar 2025 an unserem Standort in Heidelberg. Ein späterer Einstieg ist ebenfalls möglich.

Das bieten wir


* Eine wertschätzende und kollegiale Unternehmenskultur
* Eine unbefristete Festanstellung
* Eine intensive Einarbeitungsphase und individuelles Mentoring
* Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu Home Office und der Ausgleich von Mehrarbeit
* 30 Urlaubstage plus Weihnachten und Silvester
* Gezielte Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
* Flache Hierarchien und "Du"-Mentalität bis zur Geschäftsführung
* Betriebliche Altersvorsorge inkl. attraktivem Arbeitgeberzuschuss
* Regelmäßige Events zur Stärkung unseres Teamzusammenhalts
* Bürohund und Feel-Good-Manager Nelly

Deine Aufgaben


* Allgemeines Büromanagement: Dazu gehören auch Verwaltungsaufgaben, Abwicklung von Warenbestellungen (Büromaterial, Lebensmittel, etc.), sowie die Unterstützung des Team Managers bei Eventplanung und Dienstleistermanagement
* Empfang und Telefonzentrale: Du bist erste Ansprechperson bei telefonischen Anfragen und übernimmst den Empfang unserer Besucher:innen
* Verwaltung der Poststelle: Du übernimmst die ein- und ausgehende Post des laufenden Tagesgeschäfts und Betreuung der zentralen E-Mail-Postfächern
* Fuhrpark- und Reisemanagement: Du unterstützt das Kollegium bei der Buchung von Dienstreisen und bei allen Fragen rund um die Firmenwägen
* Weitere administrative Tätigkeiten: Zu Themen wie Terminkoordinationen und Vorbereitung von Besprechungsräumen, Vertragsmanagement oder Rechnungsprüfung stehst Du den Fachabteilungen unterstützend zur Seite

Das bringst du mit


* Kaufmännische Ausbildung (z.B. als Bürokauffrau / Bürokaufmann, Hotelfachfrau / Hotelfachmann), eine vergleichbare Qualifikation oder erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Verwaltung oder ähnliches
* Organisationstalent: Du schaffst es, auch bei vielseitigen Aufgaben den Überblick zu behalten und reagierst flexibel auf häufig wechselnde Aufgaben
* Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
* Offene und teamorientierte Persönlichkeit
* Sicherer Umgang mit Microsoft Office
* Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift


Das klingt voll und ganz nach Dir? Dann bewirb Dich und werde Teil unseres Teams bei Constaff.
Wir freuen uns auf Dich!